Aika: Perjantai 19.5.2006 kello 12.05 –15.05
Paikka: Eduskunnan lisärakennuksen auditorio, Arkadiankatu 3, Helsinki
Kokouspäivän ohjelma alkoi klo 11 Eduskunnan kirjaston järjestämällä osuudella. Kirjaston johtaja Tuula H. Laaksovirta toivotti neuvoston tervetulleeksi kokoustilaan, ja esitti kaksi puheenvuoroa,Ajankohtaista asiaa eduskunnan kirjastosta ja Eduskunnan 100-vuotisjuhlavuosi.
Ensimmäisen esityksen teemoina olivat asiakaslähtöisyys palveluitten ja etenkin verkkopalveluitten kehittämisessä sekä viestintä. Ensimmäisessä teemassa lähtökohtana oli kirjastojen käyttötavan muuttuminen. Verkkoaikaan tultaessa Eduskunnan kirjaston lainaus puolittui. Käännekohta oli vuosi1999. Yleisten kirjastojen kohdalla muutos alkaa myös näkyä. Kun uusien verkkopalveluitten tuottamat ensimmäiset voitot on peritty, jatko ei ole yhtä helppoa.
Eduskunnan kirjasto on nyt uudistamassa verkkosivujaan. Asiakasnäkökulman löytäminen verkkopalveluissa on ongelmallisempaa kuin perinteisessä palvelussa. Laaksovirta painotti tarvetta irtautua virkailijakunnan työprosesseista lähtevästä lähestymistavasta. Eduskunta oli teettänyt tutkimuksen verkkosivujensa käytettävyydestä. Kokemukset olivat hyviä. Ulkopuolisten suorittamassa tutkimuksessa kukaan ei vartioi reviiriään.
Viestintää koskevassa osuudessa Laaksovirta kertoi mm. Eduskunnan organisaatiouudistuksesta, jossa tiedon sisältöjä käsittelevät yksiköt, kirjasto, sisäinen tietopalvelu ja eduskuntatiedotus koottiin saman, Tieto- ja viestintäyksikön alle (2001). Tämä on merkinnyt kirjaston työntekijöiden ammatti-identiteetissä viestinnän painoarvon korostumista. Kirjastossa toimii viestintätiimi, johon määrättyjen virkailijoiden lisäksi halukkaat voivat tulla mukaan. Eduskunnan kirjastossa on suosittu pitkiä viestinnän täydennyskoulutuksia, koska Laaksovirran mukaan keskeistä on ajattelun uudistaminen viestinnälliseksi, ei vain joidenkin tekniikoiden oppiminen, ja tämän vaatii enemmän aikaa. Kirjaston hallitus on ollut aktiivisesti kiinnostunut viestinnän kehittämisestä. Laaksovirran sanojen mukaan se on myös tehokkaasti opettanut asiakasnäkökulmaa kirjaston johtajalle.
Laaksovirta kertoi vähitellen lämmenneensä alun pitäen Tuula Haaviston esittämälle ajatukselle koko kirjastoalan yhteisen viestintästrategian laatimisesta. Oleellisena hän piti sen tajuamista, miksi viestintää tarvitaan. Viestintänäkökulma on syytä muistaa joka tilanteessa.
Toisessa esityksessään Tuula H. Laaksovirta kertoi eduskunnan 100-vuotisjuhlien viettämisestä 2006-2007 ja erityisesti Eduskunnan kirjaston osuudesta juhlakauden toteutuksessa.
1. Kokouksen avaus
Varapuheenjohtaja Birgitta Aurén ilmoitti neuvoston puheenjohtaja Maija Berndtsonin olevan New York Public Libraryn järjestämässä seminaarissa ”The Future Library” edustamassa suomalaista kirjastolaitosta ja näin estynyt osallistumaan, minkä vuoksi varapuheenjohtaja toimii kokouksen puheenjohtajana. - Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.05.
2. Neuvoston kokoonpanossa tapahtuneiden muutosten kirjaaminen ja läsnäolijoiden toteaminen
Todettiin, että lokakuussa 2005 pidetyn neuvoston kokouksen jälkeen neuvoston kokoonpanossa on tapahtunut seuraavat muutokset: Porin kaupunginkirjasto – Satakunnan maakuntakirjaston johtajaksi on valittu Arso Hursti, Kymenlaakson maakuntakirjastoalueen uudeksi varsinaiseksi edustajaksi on valittu Kotkan kirjastotoimenjohtaja Heleena Lönnroth, ja Kouvolan kaupunginkirjasto – maakuntakirjaston johtajaksi on valittu Mikko Vainio.
Läsnäolijat todettiin osanottajaluettelon mukaisessa järjestyksessä. Läsnä olivat seuraavat edustajat:
Ala-Honkola, Anne (Espoo); Aurén, Birgitta (Vaasa); Elonheimo, Rispa (Seinäjoki); Forsberg, Susann (Kokkola); Hakala, Marita (Etelä-Pohjanmaa / Lapua); Hursti, Asko (Pori); Huuhtanen, Marja (Etelä-Karjala / Imatra); Jakonen, Tuula (Kainuu / Sotkamo); Jurvanen, Inkeri (Hämeenlinna); Kangosjärvi, Elli (Lappi / Muonio); Koskinen, Sohvi (Keski-Suomi / Kuhmoinen); Kotilainen, Hilkka (Kuopio); Kullberg, Eeva-Liisa (Keski-Pohjanmaa / Kannus); Kärnä, Kaisu (Pohjois-Karjala / Pyhäselkä); Lehmusvuori, Päivi (Etelä-Savo / Juva); Lehtinen, Eija (Varsinais-Suomi / Muurla); Lehtola, Terttu (Porvoo); Lyyra, Jaakko (Päijät-Häme / Hollola); Lönnroth, Heleena (Kymenlaakso / Kotka); Maajärvi, Riitta (Häme / Riihimäki); Malminen, Marja (Lahti); Melén, Outi (Helsinki); Näätsaari, Inkeri (Turku); Pilppula, Rebekka (Joensuu); Priha, Leena (Lappeenranta); Puolakka, Helvi (Oulu); Romppainen, Erkki (Kajaani); Saarinen, Heli (Rovaniemi); Saramäki, Eija (Pirkanmaa / Pirkkala); Seppänen, Raija (Pohjois-Pohjanmaa / Haukipudas); Storbjörk, Leif (Österbotten / Jakobstad); Tukiainen, Riitta (Pohjois-Savo / Juankoski); Turunen, Maritta (Uusimaa / Vihti); Utriainen, Leila (Mikkeli); Vainio, Mikko (Kouvola); Ylisalmi, Tuula (Tampere);
Poissa olivat Keski-Suomen maakuntakirjaston sekä Itä-Uusimaan ja Satakunnan maakuntakirjastoalueiden edustajat.
Kokouksen sihteerinä läsnä oli myös neuvoston sihteeri, projektipäällikkö Hannu Taskinen keskuskirjastosta.
3. Kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen sekä pöytäkirjan tarkastajien valinta
Puheenjohtaja totesi kokouksen päätösvaltaiseksi, kun läsnä oli yli puolet edustajista (36/39).
Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Terttu Lehtola ja Outi Melén. Puheenjohtaja totesi, että pöytäkirjan tarkastajat voivat tarvittaessa toimia ääntenlaskijoina.
4. Esityslista hyväksyminen
Esityslistalle lisättiin kaksi asiaa:
- Lasten- ja nuorten kirjastoportaali-projekti
- Neuvostossa käsitellyistä asioista tiedottaminen lääninhallitusten tarkastajille
Kokouksen järjestäytymisen jälkeen puheenjohtaja määräsi 30 minuutin kokoustauon klo 12.20.
5. Tekijänoikeuslain uudistus kirjastojen näkökulmasta
Suomen kirjastoseuran tekijänoikeustyöryhmän puheenjohtaja Keijo Perälä esitti pyydetyn katsauksen tekijänoikeuslain uudistukseen kirjastojen näkökulmasta. Keijo Perälä: tekijänoikeuslain muutokset 1.1.2006 yleisten kirjastojen kannalta
6. Kotimaisen elektronisen aineiston hankkiminen FinELib-konsortion kautta
Neuvoston edustajat FinELibin konsortioryhmässä, Eira Honka ja Mervi Pekkala ovat lähettäneet neuvostolle kirjeen (liite 1), jossa neuvostoa pyydetään pohtimaan sitä, miten eräät yleisille kirjastoille tärkeät aineistot saataisiin hankituksi FinElibin kautta.
Kokoukseen asiantuntijoina kutsutut konsortioryhmän jäsen Eira Honka ja FinELibin suunnittelija Arja Tuuliniemi selostivat eräiden yleisten kirjastojen kannalta tärkeitten elektronisten aineistojen lisenssineuvotteluihin liittyneitä ongelmia, ja perusteita, joiden vuoksi olisi syytä pyrkiä siihen, että aineistot saataisiin FinELibin kautta tarjottaviksi.
Erikseen keskusteltiin toimenpiteistä Aleksin ja HS Tekstiarkiston, joista oli käyty neuvotteluja useampana vuonna pääsemättä sopimukseen, saamisesta FinELibin tarjontaan.
Päätös: Neuvosto päätti antaa sihteerille tehtäväksi valmistella erikseen Sanoma Oy:lle ja BTJ Kirjastopalvelulle lähetettävät, keskustelussa esiin tulleisiin argumentteihin nojaavat kirjeet, joissa neuvosto tukee ko. aineistojen hankintaa FinELibin-konsortion kautta.
Kirjeiden luonnokset on ensin lähetettävä neuvoston jäsenille kommentoitaviksi, jonka jälkeen työvaliokunta päättää lopullisesta sisällöstä. Kirjeiden lähettämisessä on otettava huomioon FinELibin neuvotteluaikataulu.
7. Neuvoston toimintasuunnitelma 2005–2006
Neuvosto kävi läpi työvaliokunnan päivittämän suunnitelman (liite 2), totesi työlistalla olevien asioiden tilanteen, teki suunnitelmaan joitakin korjauksia ja täydennyksiä, lisäsi joitakin uusia painotuksia sekä päätti eräiden asioitten erityisestä käsittelystä syyskuun kokouksessa.
Aineistojen saatavuus
- Kaukopalveluselvitys: nykyisen tiedon mukaan OPM:n tiedepolitiikan osasto asettaa työryhmän syksyllä
- FinELib-yhteistyö: lisensoitujen aineistojen etäkäyttöön liittyen keskusteltiin asiakkaiden tunnistautumisproblematiikasta. Yleisesti pidettiin tavoiteltavana pyrkiä kaikille kirjastoille yhteiseen metodiin, että voitaisiin välttyä kirjastojärjestelmäkohtaisilta kustannuksilta. Nelli-portaalia pidettiin hyvänä lähtökohtana.
Sopimuspolitiikan kehittämisessä esitettiin tavoitteeksi pyrkiä entistä väljempiin lisenssisopimuksiin, niin että aineistojen käyttö olisi missä tahansa verkossa joustavasti mahdollista.
Meneillään olevaan perusaineistokartoitukseen liittyen muistutettiin ruotsinkielisten aineistojen huomioon ottamisesta.
Edellisen asian yhteydessä Arja Tuuliniemi ilmoitti neuvoston aikanaan esille ottaman laskutuskäytännön uudistamisen olevan valmisteilla.
- Kirjastojen digitointiohjelma: neuvosto päätti ottaa asian erityiskäsittelyyn syyskuun kokouksessa.
- Yleisradion Fono-tietokannan julkiseen käyttöön asettaminen Kirjastot.fi:n kautta: Toteutus on aloitettu. Nykynäkymän mukaan tietokanta olisi ensi syksyn aikana avattavissa yleisökäyttöön
- Aineistojen uudet tallennemuodot ja jakelutavat (esim MP3-tiedostot): Neuvosto päätti, että syyskuun kokoukseen hankitaan asiasta yleissivistävä esitys.
Verkon toiminta ja yhteistyö
- Yleisten kirjastojen verkon organisaation tarkoituksenmukaisuuden selvittäminen: Todettiin, että kunta- ja palvelurakenneuudistuksen ollessa kesken, neuvoston esittämään selvitykseen ei ole edellytyksiä. Sen sijaan pidettiin tärkeänä uudistusprosessin tarkkaa seuraamista ja varautumista erilaisten vaitoehtojen toteutumisen varalle.
- Kirjastosektoreitten välisen yhteistoiminnan vakiinnuttaminen: Todettiin, että yhteistoimintaa on pyrittävä edistämään myös muuten kuin sektoreitten toimielinten kesken.
Resurssit
- Valtionosuusjärjestelmän uudistus: Todettiin, että valtionosuusuudistuksen tultua voimaan, asia tällä erää poistetaan työlistalta.
- Kirjastopalveluiden tuottavuuden mittaaminen: Keskuskirjaston tilaama selvitys verkkokäyntien mittaamisen yhdenmukaistamisesta voidaan toimittaa neuvostolle hyvissä ajoin ennen syyskuun kokousta, jossa asiaa käsitellään.
Liite: Yksityiskohtaisempi toimintasuunnitelma (word-tiedosto)
8. Lasten- ja nuorten kirjastoportaali
Terttu Lehtola informoi neuvostoa Porvoon kaupunginkirjaston hallinnoiman yleisten kirjastojen yhteisen lasten ja nuorten verkkopalvelun suunnitteluhankkeesta. Hanke lähti alun pitäen liikkeelle Pallas-kirjastoryhmän lastenkirjastonhoitajien piiristä, mutta pohjaa laajennettiin. Porvoo haki suunnitteluhankkeelle OPM:ltä rahoitusta, jota on nyt saatu suunnittelijan palkkaamiseen seitsemäksi kuukaudeksi. Hankkeelle muodostettu ohjausryhmä on valinnut suunnittelijan. Tavoitteena on, että loppuvuodesta valmistuvan suunnitelman pohjalta voidaan hakea rahoitusta itse palvelun rakentamiseen.
9. Lääninhallitusten tarkastajien informoiminen Yleisten kirjastojen neuvostossa käsitellyistä asioista
Elli Kangosjärvi otti esille Lapin lääninhallituksen sivistystoimentarkastaja Sirkku Seppäsen omasta ja kollegoittensa puolesta esittämän toivomuksen saada paremmin informaatiota Yleisten kirjastojen neuvostossa käsitellyista asioista.
Neuvosto totesi, että sen pöytäkirjat ja työvaliokunnan muistiot yms. ovat kaikkien vapaasti verkossa luettavissa. Tiedon saamisen nopeuttamiseksi voidaan tarkastajille sähköpostijakeluna toimittaa tieto heti, kun uutta neuvoston materiaalia julkaistaan verkossa.
10. Neuvoston seuraava kokous
Koska Porvoossa 20.9. kirjastonjohtajien valtakunnallisten neuvottelupäivien edellä pidettävässä neuvoston syyskokouksessa tulee olemaan pitkä asialista, määrättiin kokouksen aloittamisajaksi klo 13.00.
11. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.05.
Birgitta Aurén
kokouksen puheenjohtaja
Hannu Taskinen
sihteeri
Pöytäkirja tarkastettu
Terttu Lehtola
Outi Melén