Aika ja paikka
4.4.2022 klo 12.30-14 Teams
Läsnä
YKN:n nimittämä metatietoryhmä:
Antti Heikkinen, Oulu
Kaisa Hypén (pj., muistio), Turku
Katriina Jylhä, Vaasa
Sanna Kuosa, Lahti
Saijamari Pakkala, Tampere
Marjut Puominen, Helsinki
Matti Sarmela, VAKE
Leena Vainikainen, Pori (klo 13.30 alkaen)
Mari Vidgren, Kuopio
Kansalliskirjaston edustajat:
Eeva-Riitta Peltonen
Nina Hyvönen klo 13 asti
Poissa:
Maarit Helén, Tampere
Sirpa Tuomisto, Kokkola
KÄSITELTÄVÄT ASIAT
1. Kokouksen avaus, osallistujat ja edellisen kokouksen muistio
Avattiin kokous, todettiin osallistujat ja hyväksyttiin asialista.
Tervetuloa ryhmän uusi jäsen Saijamari Pakkala!
Edellisen kokouksen muistioon ei ollut kommentoitavaa.
2. Metatietoon liittyvän selvitysprojektin organisoituminen
Projektille saatiin opetus- ja kulttuuriministeriön avustus 36 000 €.
Hakemuksessa mainittiin, että ohjausryhmänä toimii YKN:n nimittämä metatietoryhmä, tämä varmistettava vielä YKN:ltä.
Jos metatietoryhmä toimii jatkossa selvitysprojektin ohjausryhmänä, on ratkaistava uuteen rooliin liittyen ainakin nämä asiat:
- Ohjausryhmän puheenjohtajan nimeäminen: ehdotetaan Matti Sarmelaa
- Kansalliskirjaston edustajien nimeäminen: Nina Hyvönen ja myöhemmin nimettävä toinen edustaja
Todettiin, että ainakin näiden osa-alueiden osaamista tarvitaan jatkotyöskentelyssä:
- hankintaosaaminen
- järjestelmäosaaminen
- talousosaaminen
Niiden osalta ei välttämättä tarvita pysyviä jäseniä, vaan asiantuntija-apua tarvittaessa. Metatietoryhmässä on jo hankintaosaamista.
Lisäksi olisi toivottavaa, että ryhmään saataisiin kirjastonjohtajien edustaja. Harkittava myös, pitäisikö Koha-Suomen kirjastoista olla toinen edustaja.
Kokouskäytännöt: voidaanko sopia säännöllisestä kokousajasta. Säännöllisestä kokousajasta tehdään Doodle-kysely.
Tiedotus projektista, metatietoryhmän sivujen päivitystarve. Tähän palataan YKN:n kokouksen jälkeen.
3. Projektisuunnitelmaluonnoksen läpikäynti
Projektisuunnitelmaluonnos oli asialistan liitteenä, ja siihen saatiin kommentit Kansalliskirjastosta.
Keskusteluiden ja kommenttien perusteella todettiin:
- tehtävien ja tavoitteiden kuvauksia on tarpeen tarkentaa
- aikataulua on syytä miettiä, esim. kuvailua tuottaviin ja kirjastojärjestelmiä ylläpitäviin tahoihin kannattaa olla yhteydessä jo aiemmin kuin syksyllä. Toisaalta olisi hyvä, että kirjastojen näkemykset ja tahtotila olisi tiedossa ennen näiden tahojen kanssa käytäviä keskusteluita
- riskit liittyvät erityisesti viestintään: miten osataan kuvata tuleva muutos ymmärrettävästi ja niin, että se kytketään kirjastojen arkeen ja siihen, millaisia vaikutuksia muutoksilla on kirjastoissa tehtävään työhön. Miten kirjastojen pitää varautua tuleviin muutoksiin, jotka toteutunevat 2020-luvun aikana. Viestin tulee olla samansuuntainen, oli viestijänä sitten Kansalliskirjasto tai metatietoryhmä. Ns. Ruotsin mallista on mahdollista saada tukea, kun muutosta konkretisoidaan
- metatietovirtojen kuvauksissa ei mennä kovin syvälle kirjastojen/kimppojen tasolle, vaan pyritään tarkastelemaan, mitä eri toimijoita kuvailukentällä on, mitkä niiden roolit ovat ja miten metatieto liikkuu ja muuttuu elinkaarensa eri vaiheissa
- tarvitaan tiivistä yhteistyötä Kansalliskirjaston kanssa: mitä edellyttää Kansalliskirjastolta, jos yleiset kirjastot esim. haluavat pääsääntöisesti käyttää Melindan kuvailualustaa ja metatietovirtoihin tulee olennaisia muutoksia? Tarvitaan yhteisiä työpajoja, joihin myös kirjastojärjestelmien ylläpitäjät ja kuvailua tuottavat tahot osallistuvat. Yleisten kirjastojen projektia esitellään ja käydään läpi myös Melindan ohjausryhmän kokouksissa. Myös kustannuksia pitää yrittää hahmottaa ja varautua niihin. Uusi tietomalli edellyttää tieto-kantojen konversioita, joista syntyy kustannuksia, niihin on varattava myös työaikaa varattava.
Kaisa päivittää projektisuunnitelmaa näiden osalta, palataan päivitettyyn versioon tulevissa kokouksissa. Laaditaan myös tarkempia työsuunnitelmia projektin eri työpaketteihin liittyen sitä mukaa kun ne tulevat ajankohtaisiksi.
4. Palautetta Melinda huomenna -webinaarista
Keskusteltiin torstain 31.3. webinaarista ja todettiin, että se oli hyödyllinen ja ainakin kuvaili-joiden näkökulmasta onnistunut. Esitykset konkretisoivat tulossa olevia muutoksia. Jatkossa tarvitaan ehkä johtajille oma webinaari.
5. Tulevat tilaisuudet
YKN:n kevätkokous 28.4.: asialistalla ”Metatietoon liittyvä selvitysprojekti kirjaston johtamisen ja käytännön näkökulmasta”. Puheenvuoron valmistelussa otetaan huomioon myös Melinda-webinaarissa 31.3. läpikäydyt asiat.
Muistion liitteenä on listaus asioista, joita on tarkoitus käydä YKN:n kokouksessa läpi. Käydään esitys läpi seuraavassa kokouksessa.
6. Seuraavan kokouksen ajankohta
22.4.2022 klo 11-12 Teamsissa.