Ohjausryhmän kokous 13.9.2023
Paikka: Teams, sähköinen kokous
Aika: 13.9.2023, klo 14.45–15.30
Paikalla: Hormia-Poutanen, Kristiina (saapui 15.15); Nousiainen-Hiiri, Virva; Savinainen, Päivi (poistui 15.30); Selkee, Johanna (saapui 14.58); Vänttinen, Katri
Lisäksi: Sivulainen, Suvi, projektipäällikkö, kokouksen sihteeri; Haatainen, Marjo
projektiasiantuntija / viestintä; Laitinen-Kuisma Seija, projektiasiantuntija /
kirjasto- ja kuntakenttä; Kutilainen-Pennanen, Joona, projektiasiantuntija /
teknologia; Tuomikoski, Anna, projektiasiantuntija / kustannusala; Hjelt,
Marja, asiantuntija, Yleisten kirjastojen konsortio.
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Virva Nousiainen-Hiiri avasi kokouksen klo 14.54.
2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Hyväksyttiin 25.8.2023 kokouksen pöytäkirja.
3. Siirtyminen pysyvään organisaatioon
Käsiteltiin hankkeen aikataulua ja siirtymistä projektiorganisaatiosta pysyvään organisaatioon. Projektipäällikkö esitteli siirtymisvaiheeseen liittyvät projektin aikataulullisesti kriittiset kohdat ja projektiryhmän ehdotuksen etenemiseksi.
Todettiin, että yhteistyötä ja siirtymän yhteistä suunnittelua on syytä tiivistää entisestään. Keskusteltiin aikataulusta ja tilanteen ratkaisuista.
Todettiin, että mikäli aikataulua siirretään, on tärkeää viestiä kirjastoille selvästi vaihtoehdot siitä, miten ne voivat hankkia aineistoja siirtymävaiheessa. Vaihtoehtoja on jo selvitetty, ja Yleisten kirjastojen konsortion jo aiemmin Hanselilta tilaaman konsultaation mukaisen ratkaisun käyttömahdollisuudet on varmistettu myös jatkoon. Käydään tämä läpi vielä myös Kuntaliiton juristien kanssa. Marja Hjelt ja Anna Tuomikoski selvittävät juridiset perusteet ja suunnittelevat kirjastoilla olevat vaihtoehdot.
Kristiina Hormia-Poutanen lupasi sopia tapaamisajan Kansalliskirjaston ja hankkeen välille, jossa keskustellaan toimintamahdollisuuksista tarkemmin.
Todettiin, että viestintä kuntiin päin on tehtävä erittäin pian. Viestinnän tulee olla yhtenäistä, selkeää ja valmiit, juristien kanssa läpikäydyt vaihtoehdot on kerrottava kunnille samalla.
4. Ajankohtaista
Tuotiin tiedoksi hankkeen teettämä selvitys ja Helsingin yliopiston kanta kuntien ja
Kansalliskirjaston yhteistyön juridisista perusteista. Todettiin, että kunnille tarvitaan vielä selkeä yhteenveto, jolla on Helsingin yliopiston / Kansalliskirjaston hyväksyntä.
5. Muut asiat
Muita asioita ei noussut esille.
6. kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.57.