Ohjausryhmän kokous 25.8.2023
Paikka: Teams, sähköinen kokous
Aika: 25.8.2023, klo 12.00–13.30
Paikalla: Hormia-Poutanen, Kristiina; Nousiainen-Hiiri, Virva; Savinainen, Päivi; Selkee, Johanna; Vänttinen, Katri
Lisäksi: Haatainen, Marjo projektiasiantuntija / viestintä, kokouksen sihteeri; Laitinen-Kuisma Seija, projektiasiantuntija / kirjasto- ja kuntakenttä; Kutilainen-Pennanen, Joona, projektiasiantuntija / teknologia; Tuomikoski, Anna, projektiasiantuntija / kustannusala
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Virva Nousiainen-Hiiri avasi kokouksen klo 12.04.
2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Hyväksyttiin edellisen kokouksen 22.5.2022 pöytäkirja.
3. Tunnistautumisratkaisu, asiakkuus, kirjautuminen
Joona Kutilainen-Pennanen ja Seija Laitinen-Kuisma esittelivät yhteisen e-kirjastotunnuksen toiminnan ja siihen liittyvät käyttäjän ja kirjastossa tarvittavat prosessit. Käytiin läpi normaali kirjautumisprosessi, puolesta-asioinnin tekninen prosessi ja kirjastolta vaadittava prosessi (referenssinä Celia), tunnuksen poistaminen salasanan unohtuessa sekä tunnuksen linkittäminen muihin tunnuksiin (kuten Yle-tunnus ja Finna-tunnus).
Keskusteltiin puolesta-asioinnista. Joona Kutilainen-Pennanen kertoi, että kirjautumisvaiheessa järjestelmä tarjoaa puolesta-asioinnin vaihtoehtoa vain heille, joilta löytyy sellainen mahdollisuus (esim. omaishoitosopimus tai huollettavia). Jos e-kirjastotunnus tehdään asioimalla lähikirjastossa, täytyy vanhemman olla huollettavansa mukana.
Kristiina Hormia-Poutasen mukaan Kansalliskirjasto kaipaa vielä tunnistautumisratkaisun tarkempaa teknistä kuvausta. Joona Kutilainen-Pennanen toimittaa sen ja käy asian läpi Kansalliskirjaston teknologiaväen kanssa.
Johanna Selkee tiedusteli kotikunnasta ja siitä, miten menetellään, jos asiakkaalle ei ole vielä määritelty kotikuntaa Suomesta. Joona Kutilainen-Pennanen kertoi, että kotikunta haetaan väestötietojärjestelmästä. Heillä, joilla on oleskelulupa mutta ei vielä kotikuntaa, on ns. U-ID, jolla he voivat asioida Suomessa viranomaisten kanssa. Tämän avulla myös tunnistautuminen e-kirjastoon onnistuu.
Päivi Savinainen toi esiin sen, kuinka hyvä ratkaisu on, että kirjaston työntekijän ei tarvitse e-kirjastotunnusta kirjastossa paikan päällä asiakkaalle tehdessään tunnistautua henkilökohtaisella vahvalla tunnistautumisella. Kunnat tarvitsevat hänen mukaansa tarkan kuvauksen kirjautumisesta.
4. Liittymiskyselyn vastaukset
Seija Laitinen-Kuisma esitteli kirjastojen vastauksia touko-kesäkuussa 2023 toteutettuun kyselyyn, jolla selvitettiin kirjastojen aikeita liittyä mukaan yhteiseen e-kirjastoon. Kyselyn tulosten mukaan heti alusta alkaen e-kirjastoon liittyvien kuntien asukasluku olisi yhteensä noin 85–90 % Suomen asukkaista.
Kyselyyn jätti vastaamatta 2 kimppaa, joista toinen vastasi kyselyn päätyttyä, että he liittyvät todennäköisesti mukaan vasta vuoden 2025 alussa. Myös kaksi sellaista kuntaa, jotka ovat järjestäneet e-kirjastopalvelut yksin jättivät vastaamatta.
Päivi Savinainen toi esiin, että kunnissa on vahva tahtotila liittyä yhteiseen e-kirjastoon ja on tärkeää, että ei aseteta viimeistä päivämäärää, johon mennessä kuntien on liityttävä. Eri kunnissa päätöksenteko menee eri kautta ja voi viedä eri ajan.
Kristiina Hormia-Poutanen muistutti, että kunnat voivat liittyä myös myöhemmin vuoden 2024 aikana, mutta se ei kuitenkaan vaikuta vuosimaksun suuruuteen. E-kirjaston budjetti koostuu kuntien vuosimaksuista. Alkuvuoden osalta Kansalliskirjaston budjetissa on joustovaraa ennen kuin kuntien vuosimaksut saadaan.
Päivi Savinainen sanoi, että vuosimaksu ei voi olla samansuuruinen, jos kunta liittyy mukaan kesken vuoden. Kunnilla on tällä hetkellä eri mittaisia sopimuksia e-aineistoihin. Kunnat myös haluavat tietää e-kirjastoon tulevan aineiston tilanteen ennen kuin tekevät päätöksen liittymistä.
Kristiina Hormia-Poutanen korosti, että budjetissa ainoa joustava osa on aineistobudjetti. Taloudellista riskiä on ollut tarkoitus vähentää sillä, että liittymismaksu on sama koko vuoden.
Katri Vänttinen sanoi, että vaatii varmasti vielä erillisen laskentaoperaation ennen kuin voidaan miettiä, onko portaittainen liittyminen mahdollista siten, että vuosihinta olisi kunnalle edullisempi, jos se liittyy mukaan kesken vuotta.
Johanna Selkee korosti, että sopimus tulee olemaan keskeinen. Päättäjäpaketin ja sopimuksen perusteella päättäjät tekevät päätökset kunnan liittymisestä e-kirjastoon.
5. Lapsen asiakkuuden ikärajaksi 13 vuotta
Lapsen asiakkuuteen liittyvistä kysymyksistä on teetetty erillinen juridinen selvitys. Seija Laitinen-Kuisma esitteli lapsen e-kirjastoasiakkuutta ja suunniteltua ikärajaa, joka on 13 vuotta.
Kristiina Hormia-Poutanen toivoi, että ikäraja-asia viestitään kunnille ja laitetaan mukaan päättäjäpakettiin.
Päivi Savinainen tiedusteli, tehdäänkö 13-vuotiaalle e-kirjastotunnukset kirjastossa, jos hän tulee sinne niitä pyytämään? Kirjastoihin saattaa tulla ruuhkaa samalla tavalla kuin 1.-luokkalaisten kirjastokorttien kanssa usein tulee. Seija Laitinen-Kuisman mukaan näin voidaan toimia. Vahva tunnistautuminen vaaditaan myös 13-vuotiaalta asiakkaalta. Pohdittiin, miten tunnistautuminen kirjastossa tapahtuu? Mikä riittää henkilöllisyystodistukseksi? Päätettiin pyytää lausunto siitä, voiko huoltaja tehdä tunnistautumisen alle 18-vuotiaan puolesta. Kysytään vinkkiä myös Celiasta.
6. Aineistojen hankinta
Anna Tuomikoski esitteli aineistojen hankinnan tulevaan e-kirjastoon. Tarjouspyyntödokumentit ovat viimeistelyvaiheessa. Suunniteltu julkaisupäivä on 4.9. ja hankintapäätöksen arvioitu ajankohta 18.10. Nämä ovat siirtyneet alkuperäisestä aikataulusta: siirtymisen aikataulu riippuu Kansalliskirjaston käsittelystä. Lisäksi ennen tarjouspyynnön julkaisua tehdään uusi tekninen vuoropuhelu toimittajien kanssa. Todennäköinen ajankohta hankintapäätökselle ja toimittajien valinnalle on marraskuu 2023.
Kristiina Hormia-Poutanen toi esiin, että Kansalliskirjasto ei voi olla tämän hankinnan hankintayksikkö, vaan sen pitäisi olla Helsingin kaupunki. Hankinta vaatii valtavasti työtä ja Kansalliskirjastolla on vankat perusteet siihen, että hankintayksikön pitäisi olla e-kirjastohanketta vetävä Helsingin kaupunki.
Kati Vänttinen toivoi, että asiasta käydään vielä yhteinen keskustelu. Päästäisiinkö sellaiseen malliin, että e-kirjastohankkeen puitteissa ostetaan työtä hankinnan tekemiseksi mutta hankintayksikkö olisi kuitenkin Kansalliskirjasto?
Anna Tuomikosken mukaan kannattaa ottaa huomioon myös se, miltä asia näyttää tarjoajien kannalta. Aineistontoimittajat tekevät sopimukset Kansalliskirjaston kanssa. Kilpailutuksen vaatima työ tehdään e-kirjastohankkeessa, Kansalliskirjaston näkökulmat huomioiden.
Tuotiin yleisesti esiin myös se, että kattava määrä aineistoa on e-kirjaston asiakkaille ja imagolle tärkeä asia. Myös kunnat katsovat liittyessään sitä, että e-kirjastossa on riittävästi aineistoa.
7. Seuraavat ohryn tapaamisaiheet ja ohjausryhmätyö siirtymäkaudella
E-kirjastohanke päättyy 2023 vuoden loppuun. Keskusteltiin siitä, mikä on e-kirjaston ohjausryhmän kokoonpano ensimmäiseen uuden e-kirjaston vuosikokoukseen asti.
Seija Laitinen-Kuisman mukaan ensimmäinen vaihtoehto on, että nykyinen ohjausryhmä jatkaa jonkun aikaa esimerkiksi syksyyn 2024 asti. Jatkossa ohjausryhmän kokoonpano valittaisiin e-kirjaston vuosipäivillä. Toinen vaihtoehto on se, että e-kirjaston ohjausryhmä nimetään jo vuoden 2023 aikana. Ongelmana tässä vaihtoehdossa on se, että mikä taho ohjausryhmän nimeäisi.
Päivi Savinaisen mielestä saattaisi olla kätevintä, että nykyinen ohjausryhmä jatkaa vielä jonkun aikaa. Yleisten kirjastojen neuvosto (YKN) kokoontuu seuraavan kerran 7.-8.11.2023. Siellä esitellään e-kirjaston työryhmäasioita.
Johanna Selkeen mukaan voisi helpottaa, että nykyinen ohjausryhmä jatkaa jonkun aikaa, mutta ohjausryhmään olisi hyvä saada mukaan edustus myös pienemmistä kunnista.
Kristiina Hormia-Poutasen mukaan ohjausryhmä on nyt aika pieni ja e-kirjasto on kuitenkin palveluna suuri. Ohjausryhmää kannattaa siis täydentää. Voisiko YKN täydentää ohjausryhmään parilla-kolmella jäsenellä? Hormia-Poutanen vie asian mielellään myös Kansalliskirjaston johtokunnan käsiteltäväksi.
Päätettiin sopia lopuista vuoden 2023 ohjausryhmän kokouksista projektipäällikkö Suvi Sivulaisen lähettämän Doodle-kyselyn avulla.
8. Ajankohtaista
E-kirjastohanke siirtää osuuden hankerahoituksesta Kansalliskirjastolle. Kansalliskirjastolle siirretään noin 148 000 euroa käytettäväksi teknologia- (mm. serverien palveluhankinta, CSC) ja henkilöstökustannuksiin. Raha on käytettävä hankeaikana, 31.12.2023 mennessä.
Riskit (sopimustyön ja sisältöhankinnan aikataulu) projektin toteutumisesta aikataulussa ovat kasvaneet. Sopimustyön osalta tiedetään elokuun aikana, mikäli työ ei ehdi valmiiksi – tilannetta seurataan.
Vaikuttajaviestintä hallitusneuvotteluihin onnistui hyvin kumppanien Kuntaliitto ja Kirjastoseura avustuksella. Hallitusohjelmassa on kirjaus: "Toteutetaan e-kirjojen lainauskorvaus sekä edistetään kansallisen e-Kirjaston perustamista".
Johanna Selkee korosti, että kirjauksesta huolimatta e-kirjastolle ei ole jyvitetty vielä budjettia. Ns. joululahjarahoissa on hieman pelivaraa. OKM:n avustuksia tullaan tällä hallituskaudella leikkaamaan eikä kirjastoavustusten määrä tule lisääntymään.
Seija Laitinen-Kuisma kertoi, että e-kirjastohanke jatkaa vaikuttajaviestintää edelleen. Yhteyttä on otettu mm. kulttuuriministeriin, neuvonantajiin sekä OKM:n virkamiehiin.
Kirjastoille suunnattu koulutuspaketti tehdään Liboppi-alustalle. Sen toteuttavat yhteistyössä hanke ja Mediamaisteri Oy. Koulutuksesta vastaa Seija Laitinen-Kuisma, viestintäkulmasta Marjo Haatainen.
E-kirjaston uutiskirjeen voi tilata https://www.kirjastot.fi/uutiskirjeet/tilaa-e-kirjastohankkeen-uutiskir…
9. Muut asiat
Katri Vänttinen nosti esiin lasten ikäraja-asian siitä näkökulmasta, että asia muistetaan viestinnässä. Kirjastokortin voi itsenäisesti hankkia 15-vuotiaana mutta e-kirjastotunnuksen jo 13-vuotiaana.
10. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.26