Yleisten kirjastojen konsortion ohjausryhmän kokousmuistio 20.4.2021

Paikka:

Teams-kokous

Aika:

20.4.2021 klo 12.30–15.30

Paikalla:

Martikainen Hanna, Laitinen Hanna, Lall Emilia, Liisa Rossi, Minna Männikkö, Suoyrjö Maija, Toivonen Leena, Valjakka Katja, Vänttinen Katri, Aija Laine (Valtakunnallinen kehittämistehtävä), Nousiainen-Hiiri Virva (pj, Yleisten kirjastojen konsortio), Marja Hjelt (sihteeri, Yleisten kirjastojen konsortio). Varajäsen: Liisa Nikkilä

Koronaepidemian vuoksi kokous pidettiin kokonaisuudessaan etänä. Varajäsenillä oli mahdollisuus seurata kokousta.

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen 12.33

2. Työjärjestyksen hyväksyminen

Hyväksyttiin työjärjestys, Suvi Sivulainen/digimediahanke paikalla 13.30

3. Ohjausryhmän jäsenten esittely

Uusi ohjausryhmä esittäytyi.

4. Konsortion toimintakertomus 2020

Esiteltiin toimintakertomus ja keskusteltiin toimintavuodesta

5. Konsortion toimintasuunnitelma, tavoitteet ja budjetti 2021

5.1. Esiteltiin toimintasuunnitelma, tavoitteet vuodelle 2021 ja budjetti. Lisätään varaus sisällön rahoittamisesta palveluiden testaamisessa toimintasuunnitelmaan.

5.2. LaNu -lisämäärärahan sijainti budjetissa:

Lasten ja nuorten lisämääräraha ei näy Konsortion budjetissa, sillä se on myönnetty Helsingin kaupungille ja on näin Helsingin kaupungin budjetissa.

5.3. Toivomuksena toiminnan painottaminen kilpailutuksiin:

Konsortio ei voi toimia yhteishankintayksikkönä, voi toimia kilpailutuksissa vain asiantuntijana. Yhteishankintayksikkö vastaa puitesopimuksesta. Helsingin kaupunki voi voi vastata valtakunnallisista hankintasopimuksista eikä näin ollen voi kilpailuttaa kaikille Suomen kunnille. Aikaisemmin e-kirjapalveluiden puitesopimukset on kilpailutettu Kuntahankinnat kanssa, joka integroitui Hanseliin. Hansel ei toimi Konsortion puolesta yhteishankintayksikkönä, vaan tarjoaa kilpailutuskonsultointipalveluja Konsortiolle. Yhteishankintayksikön selvittäminen on tärkeä toimintavuonna 2021.

Konsortion rooli kilpailutuksissa on toimia hankinnankohteen (mm e-kirja- ja VoD-palvelut) asiantuntijana ja opastaa kirjastoja palveluiden käyttöönotossa sekä sopimusvalvonta yhdessä yhteishankintayksikön kanssa.

5.4. Budjetissa tulee ottaa huomioon, että edellisiltä vuosilta jäänyt määrärahaa käyttämättä ja vuosimaksut ovat olleet kuitenkin saman suuruiset.

Keskustelu jäsenmaksusta, 2021 jäsenmaksut on jo kerätty, jätetäänkö jäsenmaksut keräämättä vuonna 2022?

5.5. Resurssi Konsortioon tulisi olla isompi eli palkkoihin lisää rahaa, resurssia ei voi pienentää koska on paljon selvitettävää kilpailutuksien osalta.

5.6. Sisältörahan varaaminen testaamiseen Digikonseptiin: kahden hankkeen sekoittaminen täytyy tutkia.

OKM:n hankerahoitusta ei voi käyttää palveluiden testaamisessa tarvittavaan sisältöön. Testaukset pyritään tekemään valtakunnallisina ja mikäli testaus on valtakunnallinen, on mielekästä, että sisällön rahoitus tulee Konsortion budjetista.

5.7. Kokous- ja matkakulut melko suuret esityksessä, pienennys tai poisto?

Kokouskulut on laskettu aikaisempien vuosien perusteella ja lähikokousten mukaan.

Matkakuluihin on varattu Konsortion osalta kahden henkilön matkakulut ns. normaaliolojen mukaan

5.8. Ylimääräinen kokous touko-kesäkuun vaiheessa, jossa seuraavat asiat käydään läpi:

Ohjausryhmään pitää tulla esitys, mitä vuoden 2022 vuosimaksuille tehdään, peritäänkö ollenkaan?

Selkeä suunnitelma vuosille 2021 ja 2022, mitä kilpailutuksia valmistellaan ja tehdään.

6. Digimediaselvityshankkeen tilannekatsaus

Suvi Sivulainen esitteli hankeen tilanteen.

Esitettiin toivomus keskustelutilaisuudesta hankeen seminaarin jälkeen, koska seminaarissa ei välttämättä ehditä keskustelemaan kirjastolaisten kesken. Nämä tilaisuudet voisi olla teemoitettu, esim lisenssimallit, alustat jne omiin keskusteluihin.

Esitettiin toivomus Pay Per view mallin testaamisesta.

• Hankkeessa ei ole valittu vielä lisenssimallia ja hankkeessa on selvitetty useita eri malleja. Yhtenä vaihtoehtona voi olla myös jokin täysin uusi malli, kuten hybridimalli.
• Pay per view -malli ei ole uusi lisenssimalli, eikä sen testaamiseen nähdä tarvetta.

7. Konsortion vision, strategian ja toiminnan kehittäminen 

Digimediahanke ja toimintaympäristö ovat muuttunut voimakkaasti Konsortion perustamisen jälkeen ja toiminnan tulisi seurata ympäristön muutoksia.

Pitäisi selvittää, mitä Konsortion toiminnasta jää toteuttamatta digimediahankkeessa, eli mikä on Konsortion jäljelle jäävä rooli.

E-aineistosopimukset ovat päättymässä tämän vuoden aikana. E-kirjojen puitesopimus päättyy 11/2021 ja asiakaskohtaiset sopimukset 12/22. Tuleeko digimediahankkeen kautta korvaava palvelu syksylle 2022.

• Kaikki riippuu seuraavan hankkeen aikataulutuksesta. Tavoitteena on, että uusi palvelu olisi käytössä 2023 alussa käytössä, mutta tämä on alustava aikataulu.
• Paradigman muutos. Nyt on kilpailutettu palveluita, tavoitteena kilpailuttaa sisältöjä.
• Voimakas huoli kilpailutuksesta, toivotaan enemmän tiedotusta eri vaihtoehdoista sekä asian kehittymisen tilanteesta.
• Visioon mukaan kansainvälisen toimintaympäristön muutoksen seuraaminen ja tiedon jakaminen kirjastoille.
• Toiminnan kehittämiseen kysely kirjastoille, mitä toivotaan, että tehdään. Työpajoja kyselyn jälkeen.

8. Jäsentilanne

279 kuntaa.

9. Ajankohtaista  

9.1 Syksyn 2021 hankintapäivä:

• Konsortion tilaaman ja TNS Kantarin toteuttaman digimedian käyttöön liittyvän kuluttajakyselyn tulosten esittely
• Ehdotuksia lisäaiheiksi:
  • 1.Voidaanko toteuttaa yhteistyössä Digimediahankkeen kanssa?
  • 2. Voisiko olla jotain tiedotettavaa kilpailutuksesta ja mahdollisten yhteishankintayksikön esittely.
  • 3. LM Prenax kertomaan itsestään.
  • 4. Keskustelu mitä tapahtuu lehdille, miten kirjastoiden lehtitilaukset tulisi järjestää.
  • 5.  E-lehdet teemaksi. Media-alan innovaattori puhumaan, lehtiteknologian kehittäminen. Kaupallisen ja julkisen median suhde: lehdet ja Yle.

9.2 Koko kansa lukee: kevyt kesäkampanja . LaNu kirjan valinta Seinäjoelle, Emilia vastaa ruotsinkielisen ja Kuopio vastaa suomenkielisen kirjallisuuden valinnasta. Juhannuksesta heinäkuun loppuun.

9.3 Video on Demand (elokuvapalvelut) –palveluiden ”hankintaopas” yhteistyössä FineLibin kanssa.

9.4 Toisten kirjastojen/kuntien tekeminen tietopyyntöjen hyödyntäminen hankinnoissa:  Tiedon jakaminen kirjastoiden välillä, kuntakohtaisia eroja, voidaanko muiden tekemiä tietopyyntöjä esim e-lehtipalveluista hyödyntää hankinnoissa?

9.5 Lasten ja nuorten valtakunnallinen digimediakokoelma:  Tarjouspyyntö jätetty ja tarjousaika päättyi 19.4. klo 10. Hankintapäätös alistetaan Helsingin kaupungin Kulttuuri- ja vapaa-ajanlautakuntaan. Seuraava kokous 11.5. Hankintapäätöksen julkaiseminen toukokuun loppupuolella

9.6 Ajankohtaista kirjastoista:Toimitettu etukäteen sihteerille ja kirjattu tähän, ei käyty kokouksessa läpi tiukan aikataulun vuoksi

• Lumme-kirjastot: Mutta koronan ikeessä ollaan tietysti täälläkin menty, toisaalta se näkyy e-aineistojen lainojen kasvussa (38% kasvua 2019-2020). 
  • Lumme-Finnan kehitykseen panostetaan tänä vuonna erityisesti. Mikkeli suuntasi 20 000 lisämäärärahan e-aineistoille 2021. Osa summasta käytettiin etäkäyttöisten e-lehtien (eMagzin) nimekkeiden lisäämiseen 32:sta 50:een. Suurena toiveena tietysti valtakunnallinen e-kirjasto:)
• Turku/Vaski: Käyttöjärjestelmä vaihtuu (Aurora/Koha) kesäkuun alussa. Lainaus on ollut olosuhteisiin nähden vilkasta, hyllyvarausten määrä on moninkertaistunut. Pääkirjastoon on paikoin ollut usean metrin jono.
  • Vuoden 2020 aikana Vaski-kirjastojen e-kirjakokoelman lainaus nousi 25,5 prosenttia aiemmasta vuodesta. E-kirjojen osalta lainaus nousi 23 prosenttia ja e-äänikirjojen lainaus nousi 28 prosenttia.
  • Uudet e-palvelut otettu käyttöön 15.2.21 alkaen: etäkäyttöinen eMagz ja Promentor (verkkokielikurssit). eMagzin käyttö ensimmäisen kuukauden aikana 28029 lukukertaa, Promentorin suosituimmassa kurssissa on tällä hetkellä yli vuoden jono.
• Fredrikabiblioteken: Fredrikabiblioteken består av 11 tvåspråkiga kommuner med svenska som majoritetsspråk, från Kronoby i norr till Kristinestad i söder längs den österbottniska kusten.
  • Den största nyhet som skett inom vårt biblioteksnätverk hittills under år 2021 är att vi fr.o.m. 1.3.2021 tog i bruk vår Finna-sida. Sidan har tagits emot med blandad respons hos låntagarna, ett byte av webbibliotek innebär ju alltid att funktioner förändras. Vår Finna-sida kräver fortsättningsvis en del arbete innan vi har alla funktioner så som vi vill ha dem.
  • Under 2021 planerar Fredrikabiblioteken att avsluta samarbetet med Ellibs när nuvarande avtal upphör. Framöver kan kunderna låna e-böcker och e-ljudböcker via Biblio (Axiell Media). Vi har haft båda leverantörerna parallellt under flera år, men vi avser nu att helt och hållet övergå till enbart Biblios accesstitlar istället för licenstitlar via Ellibs. Biblio har numera ett så stort materialutbud på finska att tjänsten kan täcka hela vårt behov av e-böcker.
  • E-böckernas popularitet har stigit stadigt hela år 2020 och fortsätter att stiga. v. Sedan april 2020 erbjuder Fredrikabiblioteken sina kunder också filmstreamingtjänsten Viddla som också den blir allt mer populär.
• Oulu: Kainuun ja Pohjois-Pohjanmaan eKirjaston käyttö kasvoi 124 prosenttia: vuonna 2020 Kainuun ja Pohjois-Pohjanmaan kirjastojen tarjoamien e-aineistojen käyttö nousi 124 prosenttia verrattuna edellisvuoteen. Jo alkuvuodesta käyttö oli aiempaa runsaampaa, maaliskuussa käyttömäärät ampaisivat kasvuun ja huhtikuussa käyttö oli huipussaan. Kesän korvalla kirjastojen avautuessa käyttö laski hieman keväästä, mutta nousi loppuvuotta kohden. E-kirjojen ja e-äänikirjojen lisäksi e-lehdet, musiikki- ja videopalvelut löysivät lisää käyttäjiä.
  • Lappi, Kainuu ja Pohjois-Pohjanmaa eKirjasto-yhteistyöhön: Rovaniemen ja Oulun kaupunginkirjastot ovat solmineet kumppanuussopimuksen Lapin, Kainuun ja Pohjois-Pohjanmaan yhteisen eKirjaston muodostamiseksi. Pohjoisen eKirjaston valmistelu ja konseptointityö toteutetaan 8.3.-31.12.2021 OKM:n rahoittamana hankkeena, jota hallinnoi Rovaniemen kaupunginkirjasto. Hankkeen tuloksena syntyy 59 kunnan yhteinen Pohjoisen eKirjasto, joka kattaa Kainuun, Lapin ja Pohjois-Pohjanmaan maakunnat eli koko pohjoisen Suomen. Hankkeessa suunnitellaan verkostomainen toimintatapa e-aineistokokoelman ylläpitoon ja markkinointiin. Yhteistyöllä voidaan tarjota yhdenvertaiset e-aineistopalvelut laajan alueen yli 660 000 asukkaalle ja lisätä sisältöjen määrää. Tämä vastaa myös jatkuvasti kasvavaan e-aineistojen kysyntään ja käyttöön. Pohjoisen eKirjaston lisäksi hankkeessa konseptoidaan malli e-kirjastoon liittymiseksi helpottamaan myös muita yleisiä kirjastoja e-kirjastokimppojen muodostamiseksi.
  • Kirjastoista kansanvallan foorumeita –hanke: Oulun kaupunginkirjasto on mukana Sitran kansallisessa hankkeessa ”Kirjastoista kansanvallan foorumeita” (mukana myös mm. Turku), jonka tavoitteena on edistää demokratiatyötä kirjastoissa, tuoda poliittista keskustelua ja vuoropuhelua kirjastoihin, sekä tuoda EU-päätäntää lähemmäs kansalaisia. Oulussa kokeillaan kolmen erityyppisen tapahtuman tuomista kirjastoihin: Globaalista lokaaliin -verkkokeskustelua, Kansanvallan kahvit -areenatilaisuutta, sekä Nyt saa sanoa -tapahtumia nuorille ehdokkaille.
  • Oulun kaupunginkirjasto mittasi hiilijalanjälkensä: Oulun kaupunginkirjasto oli mukana syksyllä 2020 toteutetussa ensimmäisessä yleisten kirjastojen hiilijalanjälkimittauksessa, johon osallistui 13 erikokoista kirjastoa ympäri Suomen. Tavoitteena oli selvittää muun muassa, kuinka suuri on kirjaston hiilijalanjälki, mistä tekijöistä se koostuu ja mitä eroja erikokoisilla kirjastoilla on. Mittaus kohdistui kirjastojen toimitilojen energiankulutukseen ja jätteisiin, aineistokuljetuksiin, työmatkoihin sekä aineisto- ja muihin hankintoihin. Lisätietoja tuloksista: https://www.kirjastot.fi/vihreakirjasto/kirjastojen-hiilijalanjalkilask….
  • Kirjastojen kehittämisavustukset (Avi): Pohjois-Suomen Aluehallintovirasto myönsi kirjastojen alueelliseen ja paikalliseen kehittämiseen avustuksia 218 000 euroa 10 hankkeelle. Hankkeissa mm. kehitetään kiertävän kirjaston toimintamallia ja kirjaston etäpalveluja, perustetaan omatoimikirjastoja sekä vahvistetaan aikuisten lukutaitoa ja ehkäistään näin syrjäytymistä. Puolen Suomen laajuinen Suuri Luetaan! -lukukilpailu 15.3.-15.5.2021: Meneillään on laaja Suuri luetaan! -lukukilpailu, puolen Suomen kokoinen kilpailu. Se järjestetään Kainuun, Pohjois-Pohjanmaan ja Lapin alueen kuntien päiväkodeille ja kouluille. Lukukilpailussa kilpaillaan luettujen sivujen määrillä. Luetaan! -lukukilpailussa voi lukea mitä vain, kaunokirjallisuutta, tietokirjoja ja sarjakuvia. Voi myös lukea paperikirjaa tai e-kirjaa tai kuunnella äänikirjaa. Lukukilpailun sarjojen parhaat palkitaan. Luetaan! -lukukilpailun kampanjasivu: www.lukumittari.fi.
• Piki-kirjastot: Pirkanmaan kirjastot avoinna asiakkaille vain pikaista hakua ja palautusta varten 30.4. saakka ja kokousrajoitukset, alle 6 hengen tapaamiset 30.4. saakka.
  • E-aineistotilastoista 2020: käyttö lisääntynyt, e-kirjat 48 %, äänikirjojen lainaus kasvoi 70 %, myös lukuoikeuksien määrä 56 % suurempi.
  • E-aineisto kampanja: Tampereen kaupunginkirjasto kampanjoi näkyvästi kahden viikon ajan 15.3. alkaen e-äänikirjoja. Finna: selvitetty Axiellin Arena-hakuliittymän vaihtamista Finnaan.
• Rutakko-kimppa: Rutakossa on parhaillaan järjestelmän käyttökatkos menossa, sillä Rutakkoon liittyvät Rautavaaran ja Rautalammin kuntien kirjastot. Asiakkaillehan tämä tulee näkymään laajempina kokoelmina (seutulainaukset) ja e-aineistotkin tulevat koko verkon asiakkaiden käyttöön. Päivitämme myös verkkokirjaston uusimpaan versioon ja näin parannamme sen saavutettavuutta.
  • Vaikka e-aineistojen lainaus onkin kasvanut hurjaa vauhtia, on sen käyttö marginaalista. Kun lainauslukuja vertaa muun aineiston lainoihin, e-aineistojen lainaus on noin 1 % koko aineiston lainauksesta. Tähän varmasti vaikuttaa tarjonta, jota rajoittaa se ettei kustantajilta saa aineistoja lainattavaksi. E-äänikirjojen osuus lainoista on kaksinkertainen, vaikka saatavuus onkin kovin rajoittunutta.
  • Kirjastomme on ollut rajoitetusti avoinna viime kevään jälkeen ja suosittelemme asiakkaille pikaista pistäytymistä. Omatoimi on ollut myöskin auki ja olemme seuranneet kävijälaskurin avulla kävijämääriä, jotka ovat pysytelleet maltillisin.  Asiakaskäynnit ovat supistuneet noin 40 % ja lainausluvut melkein saman verran. Tapahtumia olemme järjestäneet vain verkossa.
• Kuopion kaupunginkirjasto: E-aineiston käyttö on edelleen nousussa: tänä vuonna etenkin Biblio (+ 27) ja ePress (+29,5%). E-aineiston lainat tänä vuonna 5,74 % koko lainauksesta. Asiakkaat toivoisivat kovasti myös eMagsia, mutta tällä hetkellä ei aineistoraha riitä hankintaan.
  • Konsortiolta toivomme pikaista tietoa siitä, miten käy, kun nykyisen e-kirjapalvelun sopimus loppuu ensi vuoden lopulla ja tuskin saadaan kansallista e-kirjastoa käyttöön vielä siinä vaiheessa. Kilpailuttaako konsortio uuden palvelun? Nyt kun asiakkaat on saatu käyttämään e-kirjoja, heitä ei voi jättää tyhjän päälle.
  • Kuopiossa kirjastot ovat olleet tämän vuoden puolella olleet avoinna normaalisti (myös omatoimikirjastot), suositellaan kuitenkin pikaista asiointia. Kaikki tapahtumat järjestetään etänä verkossa.
• Keski-kirjastot: Jyväskylässä lainaus laski vuonna 2020 vain 19 %, kävijämäärä enemmän, 35 %. E-aineistot löydettiin hienosti, niiden käytössä oli Keskissä nousua 51 %. (E-kirjoissa ja e-äänikirjoissa, 35 %, e-lehdissä 65 %.)
  • Käynnissä on kirjastoaineiston kilpailutus, jossa on mukana 21 kunnan hankintarengas Keski-Suomesta. Vain kaksi kuntaa Keskistä jättäytyi ulkopuolelle. Yhteishankintasopimukset kuntien kanssa tehdään. Jyväskylä hoitaa kilpailutusta ja jatkossa sopimuksen kehittämistä ja hallintaa sopimuskaudella. Tietopyynnöt Hilmaan on nyt tehty sekä hankintaportaalista että kirjastoaineistoista. Markkinavuoropuheluun kanssamme osallistui neljä aineistotoimittajaa.
  • Keväällä Jyväskylän henkilöstölle on tehty kirjastolle kohdennettu työhyvinvointikysely, jonka mukaan erityisesti vaativassa asiantuntijatyössä olevat  kokevat psykososiaalista kuormitusta. Asia voi liittyä etätyöskentelyyn ja -johtamiseen sekä tehtäväkuvien muutoksiin. Esihenkilöillä kuormitusta ilmeni myös, mutta odotettua vähäisempää, vaikutusta voi olla esim. etätöillä ja erityisesti sillä, että olemme vuonna 2020-2021 kohdistaneet erityisesti tähän ryhmään järjestelmällistä osaamisen kehittämistä ja tukea yhteistyössä Novetosin kanssa. Kyselyn perusteella koko henkilöstö kokee kauttaaltaan myös fyysistä kuormitusta. Yksi syy voi olla, että aineiston hyllyvaraaminen on lisääntynyt. Melko pitkiä aikoja asiakkaan ainoa tapa saada aineistoa käyttöön on ollut varata se etukäteen. Henkilöstön fyysinen työ lisääntyy, kun aineistot haetaan palveluna hyllystä varaushyllyyn tai kuljetukseen. Varauksissa olikin nousua 10 % verrattuna edelliseen vuoteen, vaikka kokonaislainaus laski. 
  • Keljonkankaalle valmistuu uusi lähikirjasto uuden yhtenäiskoulun tiloihin. Kirjasto avataan näillä näkymin elokuussa 2021.
  • Olemme laatineet Kirjaston kehittämislinjat (strategian) vuosille 2021-2024 ja päivittäneet aivan uuteen kuosiin Meidän talon tavat (työpaikan pelisäännöt). Molemmista on teetetty Redanredanilla myös kuvitusversio kansikuvaksi.
  • Shokkiuutinen! Harvinainen kirja löytyi kirjastosta -hanke käynnissä. Hankkeessa suunnitellaan asiakastoimisen Varastokirjastotilauksen toteutusta ja omaa varastointia. Projekti on jaettu kolmeen osaan:
    • 1) ATTE (asiakastoiminen kaukopalvelutilaus), selvitetään asiaan liittyvät standardit ja järjestelmävaatimukset automatisoidun järjestelmän aikaansaamiseksi. Ratkaisuun ei tältä osin vielä päästä. Ohjausryhmässä mukana Kansalliskirjasto ja Varastokirjasto.
    • 2) VATI Tehdään Keski-Finnaan Varastokirjastotilauslomake ja palvelumuotoilu asiakkaalle ja mallinnetaan tehty ratkaisu muille yleisille kirjastoille. Tilauksen välittäjänä toimii kuitenkin vielä oma kaukopalvelu. Kaupunginkirjaston sisäinen työryhmä. Projektisuunnittelija ATTE/VATI: Anne Koivisto.
    • 3) Oma varastointi: muotoillaan uudelleen oma varastointi (varaston tämänhetkinen koko noin 146 000 nidettä) ottaen huomioon muu kirjastoverkko, erityisesti Varastokirjasto ja kaupungin muut kirjastot. Laaditaan karsintasuunnitelma, määrälliset ja laadulliset mittarit ja vaadittava kuvailutaso kokoelmiin jäävälle varastoaineistolle. Kuvailussa huomioidaan myös verkkokirjaston ja sähköisen esittelyn vaatimukset (esim. kansikuvat). Ohjausryhmä on kaupunginkirjaston sisäinen, mukana eri aineistolajien ja asiakasryhmien asiantuntijat. Projektisuunnittelija: Aapo Ruuttunen.

11. Muut asiat

Voisiko ohrylle tehdä TEAMS keskusteluryhmä. i. Hanna M. tekee Jyväskylän Teamsiin ryhmän ohrylle

12. Kokouksen päätös

Puheenjohtaja päätti kokouksen 15.24