Lausunto: Kuntakirjastojen kirjastoaineistojen hankintaluetteloiden ja karttuvien erityiskokoelmien luetteloiden sekä kirjastoautojen reittikarttojen ja pysäkkiluettelojen pysyvä säilyttäminen
Arkistolaitoksen seulontakollegiolle 14.12.2012 kokoukseen
Yleisten kirjastojen neuvosto on useiden maakuntakirjastojen toivomuksesta käsitellyt kirjastojen osuutta Kansallisarkiston määräyksistä ja suosituksista kunnallisen sivistystoimen asiakirjojen säilytysajoiksi (SKL 13.2 s.6).
Yleiset kirjastot pitävät säilytysaikasäännöksiä joiltain osin liian kireinä. Niiden piirissä vallitsee suuri epätietoisuus hyödystä, mikä niiden käyttödokumenttien pysyvästä säilyttämisestä on. Tutkimuskäyttöön riittänevät otokset, joiden poiminnan kattavuudesta ja aikataulusta voidaan säätää erikseen.
Keskustelua on käyty erityisesti kahdesta suosituksesta/määräyksestä: hankinta- ja uutuusluetteloiden säilyttämisestä pysyvästi paperi- tai mikrofilmimuodossa sekä kirjastoautojen reittikarttojen ja pysäkkiluettelojen pysyvä säilyttämisestä. Hankinta- ja uutuusluetteloiden osalta kirjastot ovat kritisoineet erityisesti säilytysmuotopäätöstä.
Suomalaisen yleisen kirjaston kokoelma on hyvin dynaaminen ilmiö. Aineisto hankitaan käyttöä varten, ja sitä täydennetään ja karsitaan jatkuvasti. Teoskappaleet eivät ole ainutlaatuisia siinä mielessä kuin arkistojen tai museoiden kokoelmat, ne eivät sisällä korvaamattomia uniikkiaineistoja; tältä osin ne poikkeavat olennaisesti myös tieteellisten ja erikoiskirjastojen kokoelmista. Hyllytilan rajallisuuden takia hankintojen ja poistojen määrä pyritään pitämään vähintään tasapainossa. Viime vuosina poistojen määrä on ylittänyt hankintojen määrän, koska kokoelmia toimitetaan aktiivisesti vastaamaan paremmin käyttäjien tarpeita. Karsittuja kokoelmia käytetään enemmän.
|
2011 |
2 200 495 |
2 623 276 |
|
2010 |
2 136 630 |
2 582 609 |
|
2009 |
2 100 606 |
2 563 044 |
Lähde: tilastot.kirjastot.fi
Asiaa on käsitelty useita kertoja Kunnallisessa arkistotyöryhmässä, joka on viimeksi 14.5.2012 todennut: ’Työryhmä pitäytyy edelleen kokouksessaan 27.5.2011 esiin tuoduissa perusteluissa ja päätöksessään (liite 3), että hankinta- ja uutuusluettelot sekä kirjastossa säilytettävien kokoelmien luettelot tulee säilyttää pysyvästi. Työryhmä totesi myös, että luovutus- ja lahjakirja sisältää yleensä erityiskokoelman luettelon, jota ollaan luovuttamassa. Täten erityiskokoelman oleellinen sisältö säilyy pysyvästi luovutus- ja lahjakirjan yhteydessä.’
Erityiskokoelmat ovat yleisissä kirjastoissa huomattavan harvinaisia. Maakuntakokoelmat tai tietyn maan/kielialueen kirjallisuuteen keskittyvät kokoelmat ovat olennaisin erityiskokoelmatyyppi joka kirjastoista löytyy. Ne tunnistetaan jo nyt yleensä sähköisissä luetteloissa / tietokannoissa asiasanan tai muun systemaattisen tunnisteen avulla. Lahjoituskirjalla tai muuten ehdollisesti lahjoitettuja kokoelmia yleiset kirjastot eivät juurikaan ota vastaan, koska ne eivät sovi edellä kuvattuun käyttökokoelman ideaan.
Yleisten kirjastojen neuvoston mielestä yleisten kirjastojen uutuus- ja hankintalistat eivät ole informaatioarvonsa puolesta pysyvästi säilytettäviä dokumentteja. Mikäli säilyttämissäädös kuitenkin pidetään voimassa, tulee sähköiset säilytysmuodot sallia. Kirjastoautojen reittidokumenteille riittää käsityksemme mukaan säilytys oman tarpeen mukaan.
10.12.2012
Yleisten kirjastojen neuvoston puolesta
Tuula Haavisto
Puheenjohtaja
Kirjastopalvelujohtaja
Tampereen kaupunginkirjasto – Pirkanmaan maakuntakirjasto
Puh. 0400 985 991
Sähköposti tuula.haavisto@tampere.fi