Aika ja paikka
19.5.2021 klo 13 – 14.45 Teams
Läsnä
Antti Heikkinen, Oulu
Maarit Helén, Tampere
Kaisa Hypén, Turku (pj.)
Katriina Jylhä, Vaasa
Sanna Kuosa, Lahti
Marjut Puominen, Helsinki
Lissu Rossi, Kuopio
Matti Sarmela, Vake
Sirpa Tuomisto, Kokkola
Leena Vainikainen, Pori
YKN:n nimittämät kirjastoaineistojen kuvailun asiantuntijaryhmien jäsenet:
Mari Ekman, Rovaniemi, Sisku
Ilona Heinonen, Tampere, Muusa
Sini Neuvonen, Espoo, KUMEA
Saijamari Pakkala, Tampere, ToiKu-verkosto
Anna Viitanen, Turku, KUMEA
Poissa:
Anu Sormunen, Jyväskylä, Muusa
Tommi Viitamies, Helsinki, Muusa
Käsiteltävät asiat
1 Kokouksen avaus ja esittäytymiskierros
Esittäytymiskierroksella läpikäytyä:
Melinda, kirjastojärjestelmät
- Koha-Suomen kirjastot ja Lahden seudun Lastu-kirjastot ovat liittyneet Melindaan noin kuukausi sitten. Koha-Suomen kirjastot ovat mukana TäTi-tietokannan kautta, paikalliskannoista ei suoraa yhteyttä Melindaan. Uusi malli toiminut pääsääntöisesti hyvin, jonkin verran ollut ”teknistä säätöä”
- Mikromarc-kirjastojärjestelmästä ei rakenneta yhteyttä Melindaan
- Auroran versiopäivitys hankaloittanut kuvailua ja hidastanut järjestelmän toimintaa, pahiten vaikeuttanut toimintaa Tampereella
Asiantuntijaryhmät
- Melindan ja kuvailuyhteistyön ohjausryhmä: uuden konseptin mukainen toiminta ei vielä kunnolla käynnistynyt, tavoitteet ja toimintakäytännöt vielä selkiintymättömiä
- kuvailustandardiryhmä: uuden RDAn käännös on valmistunut, ja sen läpikäynti on työllistänyt Kustia. Standardien valmistelutyö on abstraktia ja sen tueksi tarvittaisiin tietoa uudistustyön vaikutuksista käytännön kuvailutyöhön ja sen ohjeistukseen
- KUMEA, Sisku, Muusa: uusi RDA työllistänyt asiantuntijaryhmiä, kussakin ryhmässä on laadittu siihen liittyviä sovellusohjeita, linjauksia ja esimerkkejä ryhmän substanssin näkökulmasta. Koulutuksia tulossa myöhemmin, työhön vaikuttavat ja siinä on otettava huomioon kirjastosektoreiden erilaiset tarpeet
- ToiKu-verkosto: erityispiirteenä se, että mukana on myös museoiden ja arkistoiden edustajia. Uusi RDA vaikuttaa myös toimijakuvailuun
- Finton uusi ohjausryhmä kokoontuu ensimmäisen kerran kesäkuussa
Lisätietoa kirjastoaineistojen kuvailua ohjaavista ohjaus- ja asiantuntijaryhmistä sekä niiden muistioita löytyy verkosta:
Melindan ja kuvailuyhteistyön ohjausryhmä
Finton ohjausryhmä
2 ”Tehtävien fokusointi, oikeita asioita”: kirjastoaineistojen kuvailun keskeisiä haasteita
Yleisten kirjastojen neuvoston kokousmuistiossa 22.4.2021 mainitaan, että ”Kansalliselle [kuvailu]yhteistyölle on hyvä määrittää tavoitteet”. YKN on nimittänyt kuvailun asiantuntijaryhmiin omat edustajansa, joilla on kuvailutyön osa-alueiden asiantuntemusta ja osaamista.
Käytiin keskustelun pohjaksi läpi YKN:n toimeksiannosta tehdyn kuvailukyselyn tuloksia sekä Melindan kehittämistavoitteita vuosille 2021-24.
Yleisten kirjastojen näkökulmasta kuvailuyhteistyön kehittämisessä on tärkeää ottaa huomioon:
- päällekkäisen työn karsiminen ja kuvailutyön prosessien sujuvoittaminen, johon liittyy myös tietokantojen siivouksen ja päivittämisen automatisointi. Yhteisestä metatietovarannosta ei saada kaikkea hyötyä irti, jos sen kehittämiseen ja tietojen siirtoon liittyy paljon manuaalista työtä
- erilaiset aineistolajit: yleisten kirjaston kokoelmissa on enemmän erilaisia aineistolajeja kuin muiden sektoreiden kirjastoissa. Tämä näkyy KUMEAn työskentelyssä niin, että eri aineistolajeille tarvitaan omat ohjeistuksensa
- asiakaslähtöisyys: kuvailun muutoksia tulee arvioida myös siitä näkökulmasta, miten ne vaikuttavat asiakaskokemukseen, esim. tiedonhakuun. Miten metatieto näkyy verkkokirjastojen käyttöliittymissä?
Melindan kuvailutyökalu uudistetaan suunnitelmien mukaan vuoteen 2024 mennessä, siihen liittyviä yleisten kirjastojen visioita:
- kaikki kuvailu tehdään uudella työkalulla yhteiseen metatietovarantoon. Työkalu on yhteentoimiva kaikkien kirjastojärjestelmien kanssa
- metatietovirrat kulkevat Melindasta paikallisjärjestelmiin, ei kuten nyt paikallisjärjestelmistä Melindaan
- tietueiden muokkaukset, tietokantapäivitykset, konversiot ym. tehdään yhteiseen kantaan, josta muutokset valuvat tarvittaessa paikallisjärjestelmiin, eikä paikallisjärjestelmiin tehdä isoja konversioita (jos mahdollista)
- myös ennakkotiedot tulevat yhteiseen kantaan
- kirjastot voivat päättää, haluavatko jatkossakin säilyttää oman tietokannan (lainauksen- ja kokoelmanhallinnan ohella), vai haluavatko jollakin aikavälillä luopua siitä ja sulautua osaksi yhteistä tietovarantoa
- osa yleisistä kirjastoista jäänee jatkossakin Melindan ulkopuolelle, ja ne vastaavat itse omista tietokannoistaan ja niiden metatiedoista
Muistion liitteenä on (toivon mukaan) ajankohtainen listaus siitä, mitkä yleisten kirjastojen tietokannat ovat osa Melindaa ja millä kimpoilla/kirjastoilla on verkkokirjastona Finna.
3 Tiedotus ja viestintä
Kimpoissa on erilaisia käytäntöjä kuvailijoiden yhteistyöhön liittyen:
- Piki/Keski: eri teemat, joihin liittyvät alustukset ja keskustelu, esim. aikakauslehtien kuvailu
- Anders: Teams-palaverit, sama rakenne kuin Pikillä, teema + keskustelua
- Satakirjastot: kuvailutreffit kerran kuussa
- Lahti: kulissien takana, kirjaston taustatöistä somessa asiakkaille
- Kuopio: ei kimppaa, alueellinen kuvailuyhteistyö
Viedään kuvailukyselyyn liittyvä raportti metatietoryhmän sivuille. Kyselyn tuloksia esitellään tarvittaessa kiinnostuneille.
Kuvailuun ja sen merkitykseen liittyvä laajempi tiedotuskampanja ja/tai kuvailijoiden YHTEISET-etäkahvit: Kaisa on yhteydessä Päivi Litmanen-Peitsaloon ja virittelee keskustelua toteutustavasta.
4 Jatkotyöskentely ja seuraavan kokouksen ajankohta
Melindan uudistaminen: ”kohti uutta kuvailutyökalua, alustaa ja linkittyvää metatietoa”. Taustajärjestelmän selvitysvaihe on ajoitettu vuodelle 2021, reunaehtoja:
- ei lähdetä rakentamaan järjestelmää itse, vaan kartoitetaan tarjolla olevat järjestelmät
- vertaisarvioinnit, omat kokeilut/testit
- strategiset valinnat ja vaiheistus, kehittämiskumppanit
- toteutus- ja käyttöönottosuunnittelun aloitus
- eri kirjastosektoreiden tarpeet
Selvitetään, miten selvitysvaiheen tehtävät on tarkoitus organisoida ja mitkä kirjastosektoreiden vaikutusmahdollisuudet ovat. Sen pohjalta sovitaan jatkotyöskentelystä niin metatietoryhmän kuin asiantuntijaryhmien osalta. Tässä vaiheessa sovitaan seuraava kokous lokakuulle, Kaisa lähettää kokouskutsut. Tarvittaessa järjestetään tapaaminen aikaisemmin tai käydään keskustelua sähköpostitse.
Tähän liittyy myös se, mitä ja miten kirjastoaineistojen kuvailusta ja sen odotettavissa olevista muutoksista viestitään toimeksiantajalle. Jatkossa pitäisi voida ennakoida muutosten (uusi RDA, järjestelmämuutokset) vaikutuksia käytännön kuvailutyöhön, osaamistarpeisiin ja paikallisjärjestelmien muutostarpeisiin.
5 Muut asiat
Kuopion kaupunginkirjasto on ilmoittanut edustajan vaihtumisesta, Lissu Rossin tilalla jatkossa työskentelyyn osallistuu Mari Vidgren. Kaisa ilmoittaa YKN:n työvaliokunnalle muutoksesta.