Millainen on kirjaston budjetin laatimisen prosessi?

Prosessi voi jonkin verran poiketa eri kunnissa, mutta menee yleisesti seuraavasti:

Kirjaston budjetti eli talousarvio laaditaan osana kunnan talousarviota. Talousarvion avulla kunta toteuttaa strategiaansa, joten lähtökohta kunnan talousarviolle löytyy strategiasta ja siihen määritellyistä strategisista painopisteistä.

Hyvissä ajoin kuluvan vuoden alussa talousarviotyötä aloitellaan kartoittamalla eri palveluille tai palvelualueille kohdistuvia toimintamuutoksia tulevalle vuodelle. Toimintamuutokset voivat olla lainsäädännön tuomia tai muita muutoksia toimintaympäristössä. Kirjaston osalta toimintamuutoksia voivat esimerkiksi olla tiedossa olevat tekijänoikeuteen liittyvät sopimukset Kopioston tai Sanaston kanssa tai tilamuutokset ja niistä tai muistakin tekijöistä aiheutuvat vuokramuutokset. Tässä vaiheessa hahmotellaan myös toiminnan painopisteitä ja henkilöstösuunnitelmaa sekä henkilöstön kehittämissuunnitelmaa, jotka myös voivat vaikuttaa talousarvioon.

Tällaiset koonnit palvelualueittain valmistellaan eri lautakuntien seminaareja varten, jotka yleensä pidetään jo keväällä. Lautakunnat käyvät läpi toimintaympäristön muutokset, tulevan vuoden toiminnan painopisteet, arviot keskeisistä tulojen ja menojen muutoksista ja henkilöstövaikutuksista. Kaupunginhallituksen puheenjohtajan johdolla käydään lautakuntakohtaiset kehysneuvottelut ja kaupunginhallitus vahvistaa talousarviokehyksen yleensä ennen kesälomia, ja samalla saadaan tarkemmat talousarvion laadintaohjeet.

Kun kaupunginhallitus on vahvistanut talousarvion kehyksen ja saadaan tarkemmat talousarvion laadintaohjeet, aletaan laatia tarkempia palvelualueiden talousarvioesityksiä yleensä heti kesälomien jälkeen. Koska talousarvion avulla toteutetaan kuntastrategiaa, on tässä huomioitava strategian toteuttamisen toimenpiteet ja niiden edellyttämät voimavarat määrärahavarauksissa. Yhteys strategiaan tulee esille paitsi talousarvion euro-osiossa, niin myös talousarvioteksteissä sekä kirjatuissa tavoitteissa ja toimenpiteissä sekä mittaritiedoissa. Lisäksi valmistellaan investointiosiota, johon kirjataan isommat investointiesitykset, esimerkiksi mahdollisen uuden kirjaston kalusteinvestointirahat.

Talousarvioesityksiä valmistellaan ja käsitellään kaupunginjohtajan talousarviotiimissä yhteistyössä lautakuntien, kaupunginhallituksen, kaupunginvaltuuston sekä yhteistyötoimikunnan kanssa. Loppuvuodesta käydään kaupunginjohtajan talousarvioesityksen päätöskäsittely kaupunginhallituksessa. Tämän jälkeen kaupunginvaltuusto käy siitä ensin periaatekäsittelyn ja pitää sen jälkeen päätöskäsittelyn. Kun valtuusto on päättänyt lopullisen talousarvion, alkaa käyttösuunnitelmien tekeminen yleensä marraskuun lopussa-joulukuussa tulevalle vuodelle. Tämä on se vaihe, kun esimerkiksi kirjastojen hallinnossa kirjataan lopullisesti tulot ja menot kohdilleen käyttötalousbudjettiin. Esimerkiksi tuloina kirjataan myöhästymismaksujen tuotot, hankeavustukset, kirjaston vuokraamien tilojen tuotot. Menoina kirjataan vuokramenot, henkilöstömenot, kirjastoaineistojen hankinta, ICT-kulut jne. Kirjastossa seurataan talouden toteutumista säännöllisesti ja kuukausittain tehdään ns. johdon raportoinnit, joissa todetaan se, onko toiminta ollut talousarvion mukaista. Muutaman kerran vuodessa johdon raportointiin kuuluu myös valtuuston asettamien sitovien tavoitteiden kirjallinen raportointi ja mittareiden raportointi. Näitähän valmisteltiin strategian pohjalta talousarviovaiheessa.

Kuntaliiton yleiset ohjeet kuntien budjetointiin ja taloussuunnitteluun Budjetointi ja taloussuunnittelu | Kuntaliitto.fi