Konsortion toimintaa ohjaa vuosittainen toimintasuunnitelma ja ohjausryhmän asettamat painotukset. Sen lisäksi toiminnassa otetaan huomioon vuoden mittaan tulevat jäsenten toiveet ja toteutetaan toimintasuunnitelman ulkopuolelta yhteishankkeita ja mahdollisuuksien mukaan tutustutaan yhteisesti tarjolle tuleviin uusiin e-palveluihin. Vuosi 2022 oli edelleen poikkeuksellinen vuonna 2020 alkaneen koronapandemian vuoksi. Tapahtumat ja kokoukset järjestettiin edelleen etäyhteyksillä. Kirjastoiden palvelurajoitusten vuoksi digimedian kysyntä oli edelleen korkealla.
Ohjausryhmän asettamat painopistealueet
Toimintasuunnitelman mukaan vuoden 2022 tavoitteet olivat toteuttaa elokuvapalveluiden kilpailutus yhteistyössä FinElibin kanssa, selvittää hankintalain puitteet e-kirjapalveluiden hankintasopimuksen jatkamiseen yhteistyössä Hanselin kanssa, toimia AVI:n tilastotyöryhmässä, tuottaa perinteinen Hankintapäivä ja osallistua aktiivisesti sekä kansalliseen että kansainväliseen kirjastoalan ja sidosryhmien toimintaan.
Konsortion tehtäviin kuuluivat myös säännölliset tapaamiset sopimustoimittajien kanssa sekä muiden digimediatoimijoiden kanssa. Keskeisiä tehtäviä sidosryhmäyhteistyön lisäksi on sopimusvalvonta Konsortion neuvottelemissa sopimuksissa.
Koulutukset jäsenistölle
8.2.2022 Tilastot tutuiksi –webinaari
30.11. Hankintapäivä
- Ohjausryhmä esitti Hankintapäivässä käsiteltäviksi aiheiksi hankkeiden ja kilpailutusten esittelyä sekä esityksen datataloudesta.
- Pääpuhujana Hankintapäivässä oli Tarmo Toikkanen Sitrasta aiheella ” Reilu datatalous tulee, miten se vaikuttaa kirjastojen tietojärjestelmiin?”.
- Seppo Suominen esitteli tutkimustaan Helmet-kirjastojen asiakkaiden tavoista valita lainattava nimeke.
- Muita esityksiä olivat FinElibin ja Hanselin kilpailutuskatsaukset.
- Hankintapäivän esitykset ovat katsottavissa Kirjastokaistalla.
Vuotuiset tapahtumat
Naple e-Book working Groupin kokoukset, poikkeuksellisesti etänä 8.3., 18.3. ja 6.-7.6., 10.6.
Kilpailutukset ja uudet aineistot
Konsortion yhteiskilpailutusten haasteena on ollut yhteishankintayksikköyhteistyön puuttuminen. Aikaisemmin Konsortion yhteishankintayksikkönä toimi KL Kuntahankinnat, mutta sen toiminta fuusioitiin Hanseliin. Yhteishankintayksikköyhteistyötä on selvitetty niin Hanselin kuin FinElibin kanssa. Hanselin kanssa haasteena on yleisten kirjastojen digitaalisen median suhteellisen alhaiset ennakkoidut hankita-arvot ja FinElibin osalta se, että FinElib ei ole yhteishankintayksikkö. Hansel tuottaa Konsortiolle tarvittaessa kilpailutus- ja hankintalainkonsultaatioita, mutta ei toimi yhteishankintayksikkönä. FinElib puolestaan voi kilpailuttaa aineistoja Konsortion kanssa, mutta ei voi toimia sopimusosapuolena.
Vuoden 2022 aikana aloitettiin elokuvapalveluiden kilpailutus yleisille kirjastoille yhteistyössä FinElibin ja Hanselin kanssa. Tarjouspyynnön laadintaa varten perustettiin yleisten kirjastojen elokuva-asiantuntiojista kaksi työryhmää, joista toinen ohjasi itse kilpailutusprojektia ja toinen määritteli elokuvapalvelun sisällön ja toiminnallisuudet sekä laadun. Kilpailutukseen vaadittava juridinen konsultointi ostettiin Hanselilta ja tätä varten Konsortion budjettiin tehtiin varaus, joka oli noin 30 000 €. Tarjouspyyntöön sitoutui kaikkiaan 239 kuntaa ja tarjouspyyntö julkaistiin marraskuussa 2022. Tarjouksia saatiin määräaikaan mennessä kolme, joista yksi jouduttiin hylkäämään. Hankintapäätös tehtiin joulukuussa, ja siitä valitettiin. Markkinaoikeuden päätös asiaan odotetaan saavan syksyllä 2023.
Elokuvapalveluiden kilpailutus oli työllistävä lukuisine kokouksine eri työryhmien kanssa. Kilpailutus oli haasteellinen myös sen rakenteen vuoksi. Kuntien puolesta tehtiin yhteiskilpailutus, mutta kunnat toimivat suoraan sopimuskumppanina palveluntarjoajan kanssa.
Kirjastoille tarjotut uudet aineistot
Yhteistyötä Digital Content Assosiationin kanssa jatkettiin ja heiltä saatiin tarjous 2021 yleisille kirjastoille Medici.tv –palvelusta. Medici.tv on klassisen musiikin Video-on-demand palvelu, joka sisältää tuhansia korkealaatuisia videotallenteita niin klassisen musiinkin konserteista kuin baletista ja oopperasta/opereteista. Palveluun saatiin neuvoteltua tunnistus Finna-rajapintaan. Vuoden 2022 muutama kirjasto lisää tilasi Medici.tv:n ja tarjous on edelleen voimassa yleisille kirjastoille.
DCA:n kautta yleisille kirjastoille tarjottiin myös FT.com-palvelua. Toisin kuin digitaaliset näköislehdet, joita on PressReader palvelussa, niin Financial Times tarjoaa verkkopalveluaan. Tarjoukseen sisältyy suurin osa palvelun sisällöistä, niin taloutta kuin elämäntyyliä/tapoja (life style). FT:com palvelua tarjotaan toistaiseksi vain suomalaisille yleisille kirjastoille, sillä he haluavat pilotoida kirjastokäytön. Palveluun on ollut tarjolla vain IP-tunnistus ja sen myötä vain paikalliskäyttö. Kirjastot eivät ole tästä innostuneita, ja keskusteluja jatketaan, jotta palveluun saataisiin tunnistus kirjastokortilla ja etäkäyttö.
Aineistot, joihin tutustuttu
Konsortion toimesta on tutustuttu useisiin aineistoihin, mutta niiden kaikkien haasteena on ollut englannin kieli. Suomenkielisiä aineistoja on huonosti saatavilla.
Kirjastokentältä pyydettiin tutustumista Soundtrack –musiikkipalveluun. Juan Lauro avasi palvelun testikäyttöön syksyllä ja sitä testattiin muutamissa kirjastoissa. Palvelun soveltuvuus kirjastoille ei ole selkeä, eikä neuvotteluja jatkettu.
Hankkeet ja työryhmät, joissa mukana
LaNu: Lasten ja nuorten valtakunnallinen digimediakokoelma saatiin kirjastoiden käyttöön keväällä 2021. Vuoden 2022 aikana toteutettiin markkinointikampanja erityisesti nuorille. Vuoden 2022 aikana neuvoteltiin myös kokoelmalle jatkoaika vuoden 2023 loppuun. Seinäjoen kaupunginkirjasto vastasi valtakunnallisesta valintatyöryhmästä, joka huolehti kokoelman laadukkaan sisällön valinnasta. Helsingin kaupunginkirjasto, kirjastoverkon yhteiset palvelut tilasi valintatyöryhmän valitsemat aineistot ja Yleisten kirjastojen konsortio organisoi hanketta ja huolehtii mm budjetti vastuusta. Kokoelma on kaikkien yleisten kirjastojen asiakkaiden käytettävissä Ellibslibrary –palvelussa.
Kuntien yhteisen e-kirjaston kehittäminen: Konsortiolla on asiantuntija hankkeen projektiryhmissä: asiantuntija antaa tukea sisältötyöryhmälle ja tekniselle työryhmälle.
E-aineiston tilastoinnin uudistaminen: e-aineistojen tilastoinnin uudistamista on tehty ja pari vuotta ja vuonna 2021 opetus- ja kulttuuriministeriö hyväksyi työryhmän muutosesitykset ja ne astuvat voimaan tammikuussa 2023.
E-aineiston tilastointi palveluntarjoajilta saadusta datasta. Tilaston analysointi. Datasta tuotettu Sanastolle vuosien 2018-2021 e- ja äänikirjojen nimekekohtaiset lainamäärät vuosittain kirjastokorvausten suunnittelua varten.
Tiedottaminen
Konsortiolla on sivut osana Kirjastot.fi sivuja. Konsortion sivuilta löytyvät pysyvät/staattiset tiedot, sekä ohjausryhmän kokousmuistiot. Konsortion sivuilla on myös erillinen LaNu-sivusto, jolta löytyy tietoa Lasten ja nuorten valtakunnallisesta e-ja äänikirjakokoelmasta sekä LaNu-markkinointiaineisto ja –ohjeet.
Jäsenkirjeet: jäsenkirjeitä, jotka sisältävät yleistä tiedotusta Konsortion toiminnasta, lähetetiin 3 kpl. Jäsenkirjeet lähetään Konsortion postituslistalla, jossa on tällä hetkellä 285 vastaanottajaa.
Ylimääräiset kohdennetut tiedotteet: ylimääräisiä kohdennettuja tiedotteita lähetettiin mm LaNu-hankkeesta ja elokuvapalveluiden kilpailutuksesta.
Kirjastot.fi yhteistyö: Konsortio toteuttaa yleisen tiedottamisen ja sivujen yllä pidon yhteistyössä Kirjastot.fi kanssa.
Mediaosumat: Äidinkielenopettajien liiton lehti, Virke, julkaisi syyskuun numerossa artikkelin Lasten- ja nuorten digikokoelmasta. LaNu some-kampanjalla tavoitettiin noin 213 000 nuorta.
Ohjausryhmä ja jäsenet
Konsortion ohjausryhmä kokoontui kaksi kertaa. Ohjausryhmässä käytiin läpi toteutunutta toimintaa sekä keskusteltiin toiminnan painopistealueista. Keväällä ohjausryhmän kokouksessa käsiteltiin Konsortion tulevaisuutta, sekä toimintakertomus 2021, budjetti ja toimintasuunnitelma 2022. Vuoden 2022 toiminnan painopistealueiksi nimettiin digitaalisen median koti- ja pohjoismaisen tarjonnan selvittely, elokuvapalveluiden kilpailutus sekä hankintalain konsultaatio e-kirjasopimusten jatkamiseksi. Päätettiin, että vuonna 2022 ei peritä jäsenmaksuja, sillä jäsenmaksuja on vielä käytettävissä vuoden 2023 toimintaan. Syksyn kokouksessa keskusteltiin mm VoD palveluiden kilpailutuksesta ja ePress Nordicin käyttäjätunnuksesta.
Yleisten kirjastojen konsortion jäsenenä on 279 kuntaa. Manner-Suomen kunnista puuttuu vain 14 kuntaa. Konsortion budjetti muodostui siirrosta edelliseltä vuodelta, joka oli 179 000 €. Konsortion budjetista maksettiin palkkojen ja muiden yleis- ja hallintokulujen lisäksi elokuvapalveluiden kilpailutus- ja hankintalain konsultaation kuluja. Menot olivat kokonaisuudessaan 58 550 €.
Yhteenvetona voi todeta, että Yleisten kirjastojen konsortion toiminnalle asetetut tavoitteet saavutettiin suunnitellusti toimintavuoden aikana. Koronapandemia nosti digitaalisen median merkitystä kirjastopalveluissa ja konsortion toiminnassa pyrittiin laajentamaan digitaalisia palveluja ja sopimuksia kirjastoiden palveluiden ylläpitämiseksi. Haasteena oli tavoittaa kirjastoiden päätöksentekijöitä.
Nopeasti muuttuvaan maailmaan on reagoitava nopeasti ja seurattava aktiivisesti tiedotusta. Vaihtuvat tilanteet vaativat myös nopeaa päätöksen tekoa ja tiedotuksen tulisi olla etupainotteista, eli tiedottaa tekeillä olevista asioista mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
Tapaamiset ja kokoukset
Koronapandemia rajoitti edelleen vuonna 2022 fyysisiä tapaamisia ja kokouksia. Kokoukset pidettiin pääsääntöisesti verkossa, Teamsin ja Zoomin välityksellä. Tapahtumat toteutettiin livelähetyksellä tuotantoyhtiöiden, kuten Kirjastokaistan, avustuksella verkkoon. Asioita valmisteltiin huomattavasti sähköpostitse, Teams –keskusteluina ja dokumenttien tuottamisena Google Docsissa ja One Drivessa.
Tammikuu
Tammikuussa konsortion työ keskittyi e-kirjapalveluiden hankintalain konsultaation valmisteluun ja laatimiseen. Toisena isona tehtävänä oli elokuvapalveluiden kilpailutuksen valmistelua sekä yleisesti kilpailutusten suunnittelua yleisille kirjastoille.
Helmikuu
Helmikuussa valmisteltiin Lasten ja nuorten digikokoelman somekampanjaa. E-kirjastohankkeen asiantuntijaryhmät aktivoituivat ja konsortio osallistui aktiivisesti kokouksiin ja hankkeen valmisteluihin. Myös elokuvapalveluiden kilpailutusta valmisteltiin eri työryhmissä (sisältö ja teknologiamäärittelyjä).
Maaliskuu
Maaliskuussa valmistui hankintalain konsultaatio e-kirjapalveluiden hankintasopimusten jatkosta ja konsultaation tulos tiedotettiin kunnille.
ePress Nordic otti käyttöön sähköpostiin perustuvan kirjautumisen kirjastokortin ohi palveluihin. Tämä oli sopimusten tietosuojan vastaista ja Konsortio aloitti neuvottelut kirjautumisen toteuttamisen juridisista näkökohdista yhteistyössä Helsingin kaupunginkirjaston lakimiesten kanssa. Konsortio myös tiedotti kuntia tästä.
Elokuvapalveluiden kilpailutus jatkui aktiivisena työryhmien työskentelynä.
Huhtikuu
Huhtikuussa jatkettiin ePress Nordicin kanssa tietosuoja- ja -turvakysymyksillä. Muita isoja työtehtäviä olivat edelleen e-kirjastohankkeen erilaiset asiantuntijatehtävät, mm hybridilisenssin suunnittelua. Elokuvapalveluiden kilpailutuksen valmistelu siirtyi osittain työryhmiltä Hanselin kanssa tehtäväksi tarjouspyynnön suunnitteluun.
Toukokuu
Toukokuussa valmisteltiin Hanselin ja FinElibin kanssa elokuvapalveluiden tarjouspyyntöä, sopimusta ja muista kilpailutukseen liittyviä asioita.
Kesäkuu
Kesäkuussa valmisteltiin e-kirjastohankkeen kanssa mm e-aineistojen kustannuskyselyä ja muita asiantuntijatehtäviä, kuten esteettömyys e-kirjastosssa.
Elokuvapalveluiden tarjouspyynnön valmistelua Hanselin ja FinElibin kanssa jatkettin.
Heinäkuu
LOMA
Elokuu
Elokuu meni käytänössä kokonaan elokuvapalveluiden tarjouspyynnön valmisteluun. Elokuussa valmisteltiin myös kuntien sitoumus tarjouspyyntöön.
Syyskuu
Myös syyskuu meni lähes kokonaan elokuvapalveluiden tarjouspynnön valmisteluun ja sitoumusten vahvistamiseen.
Lokakuu
Lokakuussa keskityttiin vuoden 2023 talousarvion laadintaan sekä e-kirjastohankkeen asiantuntijatehtäviin.
Marraskuu
Marraskuussa julkaistiin elokuvapalveluiden tarjouspyyntö ja saatiin päätökseen ePress Nordicin kanssa palveluun kirjautuminen tietosuojaperiaatteiden mukaisesti.
Joulukuu
Joulukuussa aloitettiin e-kirjastohankkeen kanssa aineistojen hankinnan suunnittelu sekä tehtiin hankintapäätös elokuvapalveluista.