Paikka: Helsingin kaupunginkirjasto, Pasila, Auditorio (2. kerros)
Osoite: Rautatieläisenkatu 8, sisäänkäynti Kellosilta 9
Osallistujat: ilmoittautuneita 73 henkilöä eri kirjastosektoreilta sekä sidosryhmistä
Ohjelma: ”Rämettyneet työprosessit kuntoon”
9.30 – 10.00 Kahvi/tee
10.00 - 10.15
Tilaisuuden avaus
-
Ilmoitusasioita:
Tuula Haavisto avasi kokouksen. Hän kertoi, että Kuntaliiton tuottama Kirjastojen vaikuttavuus –julkaisu on valmistunut. Se löytyy verkkosivustona http://vaikuttavuus.kirjastot.fi, pdf-versiona (verkkosivustolta) sekä painettuna. Vaikuttavuussivusto auttaa kirjastojen vaikuttavuuden arvioinnissa sekä sen merkityksen esittelyssä kuntapäättäjille.
Kirjastot.fi-sivustossa on osio Julkaisut - http://www.kirjastot.fi/fi/julkaisut/ - johon Tuula kehotti tutustumaan. Sieltä löytyy julkaisuja kirjastojen projekteista ja käytännöistä. Tuula kehotti myös lähettämään Kirjastot.fi-toimitukseen julkaisuja, joiden katsoisi sopivan tänne. Materiaali lähetetään osoitteella toimitus@kirjastot.fi.
Tuula esitteli Helle Kannilan 120-vuotisjuhlan kunniaksi vuonna 1996 tuotetun Helle Kannilan elämäntyötä käsittelevän "...Kaikessa täytyy olla vähän hulluutta..." sivuston ja kertoi, että uuteen Keskustakirjastoon nimetään Helle Kannilalle oma aukio.
- http://www.kaapeli.fi/kannila/index.html
Yleisten kirjastojen suunta 2016-2020 -julkaisu on tullut painosta ja lähetetty maakuntakirjastoihin. Materiaali ja sen sisältöä esittelevä powerpoint-esitys ovat verkossa saatavilla YKN:n sivuilla. Esittelyä voi pyytää työryhmän jäseniltä.
- http://www.kirjastot.fi/fi/neuvosto/suunta/.
Päivi Litmanen-Peitsala kertoi Suomi 100 vuotta -juhlavuoden kunniaksi Ylen tuottaman 101 kirjaa -produktion etenemisestä. Kirjastoilla tulee olemaan siinä näkyvä paikka ja se tulee olemaan hyvä tilaisuus kirjastoille kertoa toiminnastaan. 101 kirjaa julkistetaan Helsingin kirjamessujen aikaan
-
Päivän teemaan "Rämettyneet työprosessit kuntoon" kirjastotoimen johtaja Tuula Haavisto johdatteli kertomalla, että Helsingissä Keskustakirjaston rakentamisen myötä työprosessit kirjastossa ovat joutuneet tarkastelun kohteeksi. Syynä tähän on sekin, että henkilöresursseja ei kirjastoon tule lisää, henkilökunta Keskustakirjastoon on löydyttävä nykyisestä työvoimasta.
10.15 - 11.15
Suuri muutosvuosi 2016
Esitys videona Kirjastokaistalla
- Kirjastotoimen apulaisjohtaja, Anna-Maria Soininvaara, Helsingin kaupunginkirjasto
Anna-Maria jatkoi Tuulan alustusta työprosessien analysoinnista ja kohentamisesta. Helsingin kaupunginkirjastossa työvoimaa tulee vapauttaa uuteen keskustaan rakennettavaan kirjastoon, koska uusia vakansseja sinne ei saada. Siitä syystä kaikki mahdollinen työprosessien järkeistämiseksi on tehtävä. Tarkastelun kohteena olivat erityisesti logistiikka, kellutus, itsepalvelun lisääminen sekä luettelointiprosessien kehittäminen. Anna-Maria esitteli kokousväelle erityisesti logistiikan ja kellutuksen kehittämistä.
Aineiston käsittelyssä ja kuljettamisessa on paljon kohentamista ja turhia työprosesseja. Helsingissä analyysin kaupunginkirjaston logistiikan toiminnasta teki tuotantotalouden opiskelija Eemeli Palotie. Analyysi paljasti aineiston käsittelyssä on paljon korjattavaa. Tiettyjä työvaiheita tehdään useampaan kertaan eri toimipisteissä tai toimipisteen sisällä eri työvaiheissa. Varaukset ja muu aineisto kulkivat yhtä hitaasti kirjastosta toiseen sekä aineiston valintaprosessi oli monimutkainen. Logistiikkaa aiotaan muuttaa tuntuvasti, eri tavat ovat olleet testauksessa. Tietyistä turhista työvaiheista luovutaan, lappujen kirjoittelu vähenee, keskuslajittelija hoitaa lajittelun, varaukset lähetetään erikseen nopeammin kuin muu aineisto määräpaikkaan. Kirjastossa siirryttiin varausten itsepalvelunoutoon. Kuormat muuttuivat päiväkuormiksi, jolloin kustannukset laskevat. Kirjastossa on juuri parhaillaan meneillään RFID-tarroitus. RFID:n käyttöönotto mahdollistaa logistiset muutokset sekä varausten laatikkokäsittelyn.
Kokoelma muutetaan kelluvaksi. Tällöin aineisto jää lainattavaksi siihen toimipisteeseen, johon se palautettiin. Kuljetukset vähenevät. Aineiston valinta muuttuu keskitetyksi, jolloin valintaan ei kulu yhtä paljon työaikaa kuin aiemmin. Se on kuitenkin osallistavaa valintaa, jolloin siihen voi vaikuttaa. Samoin aineiston käsittely keskitetään. Helsinkiin suunnitellaan älykästä kellutusta: tällöin kirjastojen aineistot profiloituvat sen mukaan, millaista aineistoa kirjastosta paljon lainataan ja mitä sinne palautetaan. Myös Jaani Lahtisen kehittämät menetelmät kirjaston lainaajaprofiilien analysointiin ovat käytössä, joten kullekin kirjastolle pitäisi olla mahdollista keskittää sellainen kokoelma, joka on kirjaston kävijöiden mieleen. On myös tarkoitus luoda erikoiskokoelmia. Poistopäätökset muuttuvat yhteisiksi.
Kokousväen keskuudessa oli kokemusta kellutuksesta. Kellutus on laittanut aineiston kiertämään hyvällä tavalla ja kustannukset olivat selvästi laskeneet. Jonkin verran kuitenkin tarvittiin korjaavia liikkeitä, ettei aineisto liiaksi kasautunut. Yhteinen poistopolitiikka johti useassa tapauksessa siihen, että poistoja tehtiin laiskasti.
11.15 – 11.45
Koti & Peti ja sote: ikäihmisten kirjastopalvelut Tampereella
- Osastonjohtaja Riitta-Liisa Kivi, Tampereen kaupunginkirjasto
Lainaus Riitta-Liisan puheesta: "Hyvät päättäjät, sekä hyvä- että huonokuntoisten vanhusten määrä kasvaa seuraavien kymmenien vuosien ajan, se on tosiasia. Yksittäiset kirjastot puuhaavat vanhustensa kanssa yhtä ja toista, mutta se ei riitä. Olen tällä hetkellä hyvin huolissani siitä, miten vähän vanhusten kirjastopalveluista ja niiden kehittämisestä valtakunnan tasolla puhutaan, eihän niistä oikeastaan puhuta ollenkaan. Miksi kirjasto vaikenee vanhuksensa, muut kulttuuri- ja liikuntapalveluita tuottavat tahot kyllä puhuvat ja tekevät. Tietotekniikan ja koko ajan lisääntyvän itsepalvelun sanotaan vapauttavan ammattilaisten aikaa kirjastojen varsinaiseen asiakastyöhön. Nyt pitää luoda sellainen valtakunnallinen tahtotila, jossa näin myös tapahtuu. Vapautuvaa asiakaspalveluaikaa odottavat silloin vanhusten lisäksi kaikki muutkin erityisryhmät,"
- Riitta-Liisan esitys (pdf)
11.45 – 12.00
Rahan käsittely on kallista: uusia ratkaisuja Helsingissä
- Taloussihteeri Jarkko Siren, Helsingin kaupunginkirjasto
Kassatoiminnassa nähtiin Helsingissä myös tarvetta analyysiin sekä mahdollisuus säästöihin. Tutkittiin käteiskassojen määrää ja kustannuksia. Vuonna 2015 36 toimipistettä vastaanotti maksuja, isoissa toimipisteissä saattoi olla kaksi kassaa. Verkkomaksaminen mahdollistettiin vuonna 2014. Vuonna 2015 41% maksuista maksettiin käteisellä, verkossa 9% ja loput maksuista suoritettiin kortilla. Kustannuksia analysoitaessa saatiin selville, että käteisen käsittelykulut olivat suuremmat kuin korttimaksamisen, lisäksi on laskettava mukaan henkilöstön työajan kuluminen käteisen käsittelyyn. Verkkomaksaminen on tällä hetkellä vielä suhteellisen kallista, mutta mikäli verkossa maksaminen lisääntyy, kustannukset laskevat.
Analyysin perusteella kaupunginkirjaston johtoryhmä päätti vähentää käteisen liikuttamista kirjastossa. 1.1.2016 muutettiin käteisellä maksamista niin, että toimipisteet, jotka ottavat vastaan käteistä, vähennettiin kymmeneen. Käteiskassan poistaminen on aiheuttanut haasteita, joihin voidaan tarjota seuraavanlaisia ratkaisuja: asiakkaat voi ohjata maksamaan käteisellä niihin kirjastoihin, joissa vastaanotetaan käteistä, maksajalle voidaan opastaa maksukortin käyttöä, voidaan suositella verkkomaksamista tai lähimaksamista. Tulosteiden maksaminen aiheuttaa vielä ajatustyötä. Mahdollisesti suunnitellaan jonkinlaista tapaa ladata maksua tulosteista etukäteen kortille, mikäli tällainen onnistuu. Lainaus- tai palautusautomaatteihin liitettyä maksutoimintoa ei ole vielä testattu. Jarkko ohjeisti muita vastaavaa suunnittelevia: kustannussäästöt tulee laskea erikseen, henkilökuntaa kannattaa kuunnella, sillä heillä on tietoa käytännön toimista ja päätös kannattaa tiedottaa avoimesti ja hyvissä ajoin sekä henkilökunnalle että asiakkaille.
- Jarkon esitys (pdf)
12.00 - 12.45 Ruokailu (omakustanteinen)
12.45 – 13.30
”Koha täräyttää tätejä”: Kaikki Kohan ja Koha kaikkien puolesta
Esitys videona Kirjastokaistalla
- Miss Koha-Suomi Virpi Launonen, Mikkelin kaupunginkirjasto
Koha kirjastojärjestelmän käyttöönotto ja leviäminen etenevät hurjaa vauhtia. Nopea tahti Koha-perheen laajenemisessa on herättänyt tarpeen pitää huoli siitä, että kehitetään Koha-Suomea eikä erillisiä Koha-järjestelmiä eri kaupungeissa. Yhteinen kehittäminen ja ylläpito takaavat vakaan kehityksen, enemmän ideoita sekä kustannussäästöjä. Tästä syystä Kohan yhteinen organisaatio on ollut tärkeää suunnitella huolella. Yhteiseen organisaatioon on rakennettu malli, joka mahdollistaa yhteiset päätökset sekä suurissa asioissa (yhteiset rahat, kustannukset, suuret linjaukset) että pienemmissä asioissa (käytännön toimien toteuttaminen, käytön tuki). Suurten linjojen hoitamisessa tarvitaan mahdollisuus sitouttaa kunnat niin, että ne maksavat käyttöönsä saamastaan järjestelmästä oikeudenmukaisesti sekä sitoutuvat ja ottavat vastuuta niin kuin pitää. Tästä syystä Kohan hallinnointi päätettiin järjestää in-house osakeyhtiön malliin. Osakeyhtiö pystyy palkkaamaan henkilöstöä sekä tekemään sopimuksia. Kirjastot voivat liittyä Kohaan ostamalla osakkeita. Lisäksi palvelussa on vuotuinen palvelumaksu.
Käytännössä osakeyhtiö toimii niin, että yhtiökokouksessa päätetään suuret linjat. Isompia muutoksia voidaan tehdä hallituksessa ja hallituksen asettama asiantuntijaryhmä pohtii kehittämisasioita. Hallinnollisia asioita hoitaa yksi kirjastotoimenjohtajista ja tuotepäällikkö vastaa järjestelmän toimivuudesta.
Kevään 2016 tavoitteet on perustaa Koha osakeyhtiö, tehdä versiopäivitys Kohaan sekä luoda Täti. Täti on täydelliset tiedot sisältävä palvelin, johon kaikki Koha-perheeseen kuuluvat kirjastot tekevät luettelointinsa, korjaukset ja täydennykset luettelointiin. Tietueet BTJ:sta on tarkoitus siirtää Täti:in, johon siis myös muut luetteloinnit tehdään. Täti-palvelimesta poimitaan tiedot kunkin Koha-järjestelmän käyttöön. Mahdolliset yhteydet Melindaan tai valtakunnalliseen luettelointiin järjestetään myös Täti:n kautta siinä vaiheessa, kun ne muuttuvat konkreettisiksi. Virpi totesi, että muutos tuo mukanaan haasteita, joita yritetään ratkaista hyvällä johtamisella ja tuomalla esiin yhteiset edut, jotka Tädistä seuraavat.
- Virpin esitys (pdf)
13.30 – 14.15
Jyväskylä työstää työprosessejaan
- Kirjastotoimenjohtaja Hanna Martikainen, Jyväskylän kaupunginkirjasto
Hankinnan ja luetteloinnin prosessin uudistaminen sekä kellutuksen kaipaama kokoelmatyökalu ovat olleet Jyväskylässä tärkeitä työprosessien kehittämiskohteita.
Aineistovirtaa-projektissa kartoitettiin hankinnan ja luetteloinnin työvaiheita. Projekti tähtäsi aineiston nopeampaan saattamiseen asiakkaiden käyttöön sekä työprosessin yksinkertaistamiseen. Analyysissa tunnistettiin useita työvaiheita, joita pystyttäisiin tehostamaan. Varsinaisiksi kehittämiskohteiksi valikoituivat työketjun nopeuttaminen, turhien työvaiheiden poistaminen, kokoelmatyön uudistus, muovituksen ruuhkautumisen estäminen sekä valtakunnallisten uudistusten huomiointi luetteloinnissa. Aineiston valinnassa tutkittiin keskitetyn valinnan mahdollisuutta, muovituksesta ja aineiston käsittelystä haluttiin luopua, laskutusta haluttiin yksinkertaistaa. Muovitus ulkoistettiin ja laskutusta harvennettiin niin, että ylimääräiset käsittelykulut jäivät pois. Sen sijaan keskitetyn hankinnan malli ei vielä toteutunut ja luetteloinnin uudistaminen jää odottamaan valtakunnallista muutosta.
Uudistus työprosesseissa tapahtui kellutuksen käyttöön ottamisen yhteydessä. Kelluva kokoelma aiheutti sen, että aineisto kasautui tiettyihin paikkoihin ja sen, että poistot jäivät yhteisestä kokoelmasta tekemättä. Tähän haluttiin apuväline ja päädyttiin hankkimaan järjestelmä kelluvan kokoelman hallinnointiin. Jyväskylässä otettiin käyttöön collectionHQ-järjestelmä. Tämä järjestelmä auttaa näkemään, mikä aineisto liikkuu mistäkin kirjaston toimipisteestä ja suosittelee siirtämistä tiettyyn paikkaan, jos siellä tarvitaan aineistoa, joka toisessa kirjastossa seisoo paikallaan. Lisäksi työkalusta on iso apu poistotehtävissä. Aineiston käyttömäärille voi antaa järjestelmässä määrityksiä ja niiden pohjalta voidaan tutkia, onko aineisto esim. nuhjuista, kuollutta tai umpikuollutta. Jos esimerkiksi yhdessä kirjastossa on nuhjuinen kappale aineistosta, toisesta kirjastosta voi löytyä parempi kappale tilalle, ja nuhjuinen voidaan poistaa. Tämä uusi työkalu on otettu varsin positiivisesti vastaan, se on lähtenyt käytännön tarpeista, sitä on kehitetty omien toiveiden mukaan ja se muuttaa kokoelmatyötä käytännöllisempään ja innostavaan suuntaan. Työprosessit muuttuivat sen määrittelyn, käyttöönoton ja hyötyjen ansiosta kuin itsestään. Hanna kertoi myös muille vastaavaa työkalua etsiville, että tämä järjestelmä on edullinen, ei-älykäs vaihtoehto kelluvan kokoelman hoitotyökaluksi. Järjestelmään liittyviin kysymyksiin osaa vastata Antti Määttänen.
- Hannan esitys (pdf)
14.15 - 14.30 Kahvi/tee
14.30 - 15.30
Miten elää muutoksen kanssa
- Kehityspäällikkö Helena Kuusisto-Ek, Metropolia ammattikorkeakoulu
Työprosessien muuttaminen vaatii paljon johtajuudelta. Muutokset vaikuttavat työyhteisössä läpikotaisin. Kehityspäällikkö Helena Kuusisto-Ek Metropolia ammattikorkeakoulusta kertoi muutoksen kohtaamisen vaikeudesta ja sen käsittelyn mahdollisuuksista.
Helena oli tutkinut Yleisten kirjastojen suunta 2016-2020 –julkaisua ja kommentoi sitä. Hän painotti sitä, että organisaation historia on osa sen nykytilaa ja tulevaisuutta ja siksi myös muutoksessa on tärkeää ottaa huomioon historia, nykytila sekä tulevaisuus. Kun organisaation ydintoiminnat ja perusosaaminen löytyvät, tulevaisuuden suuntiakin on helpompi hahmottaa. Organisaatiota analysoidessa tulee ottaa huomioon, että jokaisella organisaatiossa on oikeus antaa ja vastaanottaa ja jokaisen tulee saada kuulua yhteisöön. Yleisesti ottaen organisaatiossa on systeemin sisäinen hierarkia, jossa organisaatioon aiemmin tulleet ovat painokkaalla sijalla, osaajat nousevat ja ne, joilla on eniten menetettävää, nousevat. On tärkeää ottaa huomioon se, että henkilöt reagoivat eri tavoin uusiin tilanteisiin sekä se, että myös kritiikkiä on hyvä kuunnella huolella. Se saattaa sisältää terveitä huomioita siitä, mihin ollaan menossa ja mihin pitäisi olla menossa.
Helena korosti, että muutosjohtamisessa on 70-90% ihmisten johtamista ja paljon riippuu myös esimiehen asennoitumisesta: asiantuntijuuteen satsaavalla esimiehellä on isompi haaste kuin esimieheyteen panostavalla.
Helena esitteli muutamia työkaluja muutoksen johtamiseen. Arvomatriisit, muutoksen talo, logos-ethos-pathos –agendat.
Hän toi esiin myös sen, että muutos koskee henkilöitä, jotka ovat aina yksilöitä. Erilaisten yksilöiden tunnistaminen ja huomioon ottaminen ovat esimiestyössä tärkeällä sijalla. Helena luetteli kuusi yksilöä ohjaavaa asiaa: porukkaan kuuluminen, merkityksellinen tekeminen, haasteet, vaikuttaminen työhön ja ympäristöön, tieto siitä mitä tekee, kiitos. Nämä ovat yksilölle tärkeitä ja jos työstään löytää nämä piirteet, muutokseen on helpompi suhtautua myönteisesti.
Organisaation on voitava kehittyä ja siksi sen tulee kestää muutoksia. Yksilöiden organisaation sisälläkin on pystyttävä sietämään muutoksia. Kehityskaaos voidaan jäsentämällä selättää. Perustyön ja muutoksen suhde on myös hyvä analysoida. Erityisesti onnistumisten esille nostaminen auttaa eteenpäin.
- Helenan esitys (pdf)
15.30 – 16.00
OKM:n puheenvuoro
- Kulttuuriasiainneuvos Leena Aaltonen ja kulttuuriasianneuvos Minna Karvonen
Leena Aaltonen ja Minna Karvonen Opetus- ja kulttuuriministeriöstä kävivät tuomassa ministeriön terveiset. Leena kertoi, että kirjastolain aikataulua on aikaistettu ja tästä syystä ministeriössä on ollut kiireitä lain valmistelussa. Huhtikuu on lausuntojen aikaa ja laki on tarkoitus antaa eduskunnalle kevätistuntokauden 2016 aikana. Lakiin kirjataan yleisten kirjastojen tavoitteet ja tehtävät sekä kirjastotoiminnan paikallinen, alueellinen ja valtakunnallinen edistäminen. Paikalliseen tasoon kuuluvat kaikki yleiset kirjastot. Kunta on edelleen palvelun järjestämisestä vastuussa. Paikallisilla kirjastoilla voi myös olla valtakunnallinen erityinen tehtävä (esim. Saameleiskirjasto Rovaniemellä, venäjänkielinen kirjasto Espoossa). Alueellinen kirjastotoiminta (nykyinen maakuntakirjastojärjestelmä) ja alueellisten kirjastojen tehtävät uudistetaan. Alueellisena kirjastona toimivalla kirjastolla voi mahdollisesti olla valtakunnallinen tehtävä. Laissa määritellään alueellisen toiminnan perustehtävät, valtioneuvoston asetuksessa säädetään tarkemmin alueellisen kirjaston tehtävistä ja määrästä. Alueellisen kirjastotoiminnan uudistamisessa huomioidaan käynnissä oleva aluehallintouudistus. Valtakunnallisen keskuskirjaston tehtävien määrittely pysynee samankaltaisena. Maksuttomuuden säilyttäminen kuului jo alun perin tehtävänantoon.
Valtionavustuksista Leena mainitsi, että aikataulu on yllä mainitusta syystä myöhässä ja päätökset venyvät helmikuun puolelle. Avustusten käytön seurantaa on pyritty tehostamaan ja ministeriöön on tähän tehtävään saatu lisäresursseja. Tästä syystä on lähetetty lisäselvityspyyntöjä sekä avustuksen hakijoille että avustuksia saaneille.
Ministeriössä on ilolla pantu merkille, että kirjastot reagoivat pakolaisvirran vastaanottoon hyvin nopealla aikataululla. Päivi Litmanen-Peitsala sai tästä erikoiskiitokset. Tyytyväisiä oltiin myös siihen, että Helsingin kaupunginkirjasto on ryhtynyt kartoittamaan turvapaikanhakijoiden kirjastotarpeita.
Kärkihankkeiksi valitaan nyt laaja-alaisia hankkeita, jotka ylittävät toimialojen rajoja ja tähtäävät julkisten palveluiden digitalisointiin. OKM varaa myös rahoituksen Lukuinto-ohjelmaa muistuttavalle varhaiskasvatuspuolen 3-vuotiselle hankkeelle. Tiedotusta tästä tulee lisää myöhemmin.
- OKM:n esitys ei ole verkossa, sillä se käsitti yhden dian, jossa oli 4 otsikkoa yllä kirjoitettuihin asioihin.
Kokouksen päättäminen
- Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.