Säännöt hyväksytty Erikoiskirjastojen ja tietopalvelujen verkoston kokouksessa 16.12.2021.
1. Erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden verkosto
Erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden verkosto koordinoi ja kehittää verkostoon kuuluvien toimijoiden yhteistyötä. Verkostoon voi kuulua julkishallinnon, yksityisten ja valtionapua saavien tutkimuslaitosten, säätiöiden ja yhteisöjen sekä yritysten kirjastoja ja tietopalveluja. Erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden verkosto toimii yhteistyössä muun kirjastoverkon sekä sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden kanssa kansallisesti ja kansainvälisesti.
Verkoston jäsenistä nimetty Erikoiskirjastojen neuvosto toimii yhteydenottotahona ja neuvottelukumppanina erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden näkemyksiä ja tarpeita koskevissa asioissa.
2. Verkoston tehtävät
Verkoston tehtäviin kuuluu
- edustaa jäsenorganisaatioidensa kirjasto- ja tietopalveluja kansallisen tai kansainvälisen kirjastoverkon toimintaan ja kehittämiseen liittyvissä asioissa.
- edistää erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden välistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta.
- edistää yhteistyötä ja vuorovaikutusta alansa sidosryhmien kanssa.
- tehdä tunnetuksi jäsentensä palveluja.
- edistää yhteisten tietovarantojen, palveluiden ja avoimen tiedonsaannin kehittämistä sekä vaikuttavuutta.
- seurata kansallisen ja kansainvälisen kirjasto- ja tietopalvelualan kehitystä.
3. Kokoonpano, työskentelytavat ja päätöksenteko
- Kutakin toiminnassa mukana olevaa organisaatiota edustaa jäsenorganisaation valtuuttama edustaja.
- Jäsenorganisaation valtuuttaman edustajan lisäksi verkoston kokouksiin ja muihin tapahtumiin voivat osallistua myös muut jäsenorganisaation kirjaston tai tietopalvelun henkilöstöön kuuluvat.
- Äänestystilanteessa kullakin jäsenorganisaatiolla on yksi ääni.
- Verkosto kokoontuu vähintään kerran vuodessa.
- Kokouksiin voidaan kutsua ulkopuolisia asiantuntijoita.
- Verkoston päätökseksi tai kannanotoksi tulee se näkemys, jota vähintään puolet kokoukseen osallistuneista edustajista kannattaa.
- Sääntöjen muutoksista päätetään verkoston kokouksissa.
- Verkostokokouksissa valitaan Erikoiskirjastojen neuvosto, jossa on vähintään kahdeksan jäsentä ja kaksi varajäsentä, jotka siirtyvät jäseniksi, jos varsinainen jäsen eroaa kesken kauden. Neuvoston jäsenet valitaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan jäsenorganisaatioiden edustajista.
4. Neuvoston tehtävät ja toimintaperiaatteet
Neuvoston tehtäviin kuuluu
- erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden edunvalvonta kansallisessa kirjastoverkossa.
- edustaa verkostoa eri sidosryhmien kanssa käytävissä neuvotteluissa ja keskusteluissa.
- antaa tarvittaessa lausuntoja ja perustaa työryhmiä.
- nimetä pyydettäessä edustajat ulkopuolisiin alan yhteistyöryhmiin ja hankkeisiin sekä pitää luetteloa nimetyistä edustajista.
- valmistella verkostokokoukset sekä toimia verkoston toimeenpanevana elimenä.
- kartoittaa sekä koordinoida jäsenkirjastojen ja tietopalvelujen mielipiteitä ja kannanottoja alan toimintaan liittyvissä kysymyksissä.
- kehittää Erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden verkoston toimintaa.
- tiedottaa Erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden verkoston toiminnasta.
Neuvosto kokoontuu tarpeen mukaan. Neuvosto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin. Neuvosto on päätösvaltainen, kun paikalla on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään kolme neuvoston jäsentä. Neuvosto voi halutessaan kutsua kokouksiin asiantuntijoita.
5. Kustannukset
Verkoston ja neuvoston toimintaan osallistumisesta aiheutuvista kustannuksista vastaa kukin osallistujaorganisaatio.