Ohjausryhmän kokous 20.1.2023
Paikka: Teams, sähköinen kokous
Aika: 20.1.2023, klo 10.00–11.30
Kutsuttuina: Hormia-Poutanen, Kristiina; Nousiainen-Hiiri, Virva; Savinainen, Päivi; Selkee, Johanna; Vänttinen, Katri
Paikalla lisäksi: Sivulainen, Suvi: projektipäällikkö, kokouksen sihteeri; koko e-kirjastohankkeen projektiryhmä
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Virva Nousiainen-Hiiri avasi kokouksen kello 10.04
2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Hyväksyttiin 30.11.2022 kokouksen ja ylimääräisen kokouksen 9.1.2023 pöytäkirjat.
3. Päivitetty projektisuunnitelma ja aikataulun riskit
Projektipäällikkö esitteli lyhyesti projektisuunnitelman päivitykset. Suunnitelman muuttuneisiin kohtiin 2.8 ja 3 on esitetty väliaikaisesti vanha ja uusi versio. Tällä hetkellä aikataulu on erittäin tiukka ja useiden keskeisten tai kriittisissä osa-alueissa olevien epävarmuustekijöiden sekä tehtävien välisten riippuvuussuhteiden vuoksi riski siihen, että projektin tuotos ja aikataulu eivät toteutuisi suunnitellusti on korkea.
Projektiryhmä on sopeuttanut suunnitelmia vallitseviin olosuhteisiin ja e-kirjaston toteutuminen vuoden 2023 loppuun mennessä on mahdollista. Tuleville yllätyksille tai muutospaineille on kuitenkin enää hyvin vähän joustovaraa. Myös nykytilassa skaalausta ja priorisointia kokonaisuuteen tarvitaan paljon. Tällä hetkellä riskejä hallitaan aikataulujen seurannalla ja priorisoimalla toteutuksia aikataulutasolla.
Projektiasiantuntija Anna Tuomikoski kertoi pilotointisuunnitelman muutoksesta ja tulevasta tietopyynnöstä. Keskusteltiin yleisten kirjastojen ja e-kirjaston välisistä sopimuskäytännöistä, mahdollisesta liittymisestä Kansalliskirjastoratkaisuun ja liittymisten aikataulusta. Jotta aikataulussa pysytään, sopimukset on oltava kunnilla kesälomien 2023 jälkeen.
4. Organisaatiomallin tilanne
Projektiasiantuntija Seija Laitinen-Kuisma esitteli kuvauksen yhteisen e-kirjaston organisaatiosta ja rooleista. Esitys käytiin läpi yhteisesti ja todettiin että Kansalliskirjaston kanssa jatketaan tästä 26.1.2023 suunnittelutapaamisessa. Keskusteltiin rooleista ja esimerkiksi teknologiarooleihin liittyy tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvää oikeudellista vastuuta.
Keskusteltiin e-kirjaston omistajuudesta ja siitä, kuinka valittavasta taustaorganisaatiosta riippumatta varmistetaan kuntien rooli e-kirjastossa. Kyse on periaatteellisesta kysymyksestä: kuka e-kirjaston omistaa? Se onko nyt rakennettava e-kirjasto kuntien vai Kansalliskirjaston omistama määrittää sen, mikä on ohjausryhmän rooli ja kuka on ylin päätöksiä tekevä elin.
Hallintomallia luotaessa on harkittava tarkkaan toteutuuko kuntien ohjaus ja omistajuus. Tässä suunnitelman versiossa Kansalliskirjasto-taustaiseen organisaatioon on suunniteltu johtoryhmän sijasta ohjausryhmää. Omistajaohjauksen toteuttamiseksi johto-/ohjausryhmässä on oltava mukana erilaisten kuntien ja kirjastojen edustusta. Kunnat eivät voi viedä e-kirjastoa päätöksentekoon tai harkita siihen liittymistä ennen kuin organisaation ohjausjärjestelmä ja vastuunjako ovat selvillä.
Todettiin, että organisaatioon liittyvä sopimustekniikka saadaan kevyemmäksi, mikäli osa työnjakoon ja toimintaperiaatteisiin liittyvistä kuvauksista tuotetaan sopimuksen liitteinä.
5. Ajankohtaista etenemisestä
- Vaikuttaja- ja päättäjäviestinnän työ on aloitettu ja aineistot tulee saada kirjastokentälle tammikuussa, kuntapuolelle helmikuussa. Kirjastoille suunnattu kuntaviestintää tukeva infotilaisuus ”Näin viestit e-kirjastosta päättäjille” järjestetään 9.2.2023 klo 14–15, jonka jälkeen/yhteydessä päättäjäpaketit julkaistaan.
- Kansalliskirjaston kanssa laajan ryhmän työtapaaminen 26.1.2023.
- OKM on myöntänyt lisäaikaa ensimmäisen rahoitusosuuden käyttämiseen, 30.6.2023 asti.
- Suunniteltu toinen rahoitusosuus on määrä käyttää 1.7.2023–31.12.2023.
- E-kirjaston uutiskirjeen voi tilata verkkosivuilta
6. Vuoden 2023 kokouksista sopiminen
Seuraavan kokouksen ajankohta on 2.3. klo 8.30–10.
7. Muut asiat
Muita asioita ei noussut esille.
8. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.27.