Ohjausryhmän kokous 10.11.2023
Paikka: Teams, sähköinen kokous
Aika: 10.11.2023, klo 12–13.30
Paikalla: Hormia-Poutanen, Kristiina; Nousiainen-Hiiri, Virva; Savinainen, Päivi; Selkee, Johanna; Vänttinen, Katri
Lisäksi paikalla: Sivulainen, Suvi, projektipäällikkö, kokouksen sihteeri; Laitinen-Kuisma Seija, projektiasiantuntija; Louhisalmi, Annastiina, e-kirjaston palvelupäällikkö 1.12.2023 alkaen.
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Virva Nousiainen-Hiiri avasi kokouksen klo 12.02.
2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Hyväksyttiin 13.9.2023 kokouksen pöytäkirja.
3. Siirtyminen pysyvään organisaatioon
Sivulainen esitteli lyhyesti siirtymään liittyviä kysymyksiä. Hankkeen ja Kansalliskirjaston siirtymään liittyvästä vastuunjaosta on sovittu 17.10. ja seuraavaksi tehdään tarvittavat lisäaika- ja siirtosopimukset. Hanke siirtää Kansalliskirjastolle noin puolet avustuksesta OKM/12/623/2022 Yleisten kirjastojen yhteisen e-kirjaston kehittämishanke käytettäväksi siirtymävaiheeseen hanketyön ja pysyvän organisaatioon välillä. Avustuksen käyttö raportoidaan yhteistyössä, ja raportin toimittamisesta vastaa Helsingin kaupunki. Hankkeen omistajana säilyy edelleen Virva Nousiainen-Hiiri ja Helsingin kaupunki.
Hankkeen työvaihe on päättymässä muutaman viikon sisällä. Osa uuden e-kirjaston henkilöstöstä on julkaistu lokakuussa. Kristiina Hormia-Poutanen esitteli tulevan, rekrytoidun ja rekrytoinnissa olevan henkilöstön perehdyttämistä uuteen tehtävään ja Kansalliskirjastoon.
Hankkeen puolelta Annastiina Louhisalmen ja Pekko Samsin perehdytystä tehdään tänä vuonna ja tietoa siirtyy rekrytoitujen Anna Tuomikosken ja Marja Hjeltin kautta. Myöhemmin aloittavan viestintäasiantuntijan osalta aikapaine keskittyy erityisesti laajaan ja laadukkaaseen asiakasviestintään.
Kirjastoille on lähetetty sekä tarkempaa tietoa e-kirjaston avautumisesta 23.4.2024, että vastauksia kirjastokentältä nousseisiin kysymyksiin suomeksi ja ruotsiksi. Viimeisin infotilaisuus E-kirjaston siirtymävaiheesta 24.10. keräsi tähän mennessä isoimman osallistujamäärän. Ilmoittautuneita oli etukäteen yli 350 henkilöä.
Tänä vuonna on tulossa vielä infotilaisuudet e-kirjastotunnuksesta ja sopimuksesta, mahdollisesti sisällöistä.
- Seuraava info: Näin e-kirjaston asiakkaaksi pääsee 22.11.2023 klo 13–14 Teamsissa (jouduttiin perumaan sairastapauksen vuoksi)
- Sopimusinfo: ajankohta vielä sopimatta.
Näiden jälkeen seuraavat infotilaisuudet jäävät uuden e-kirjasto-organisaation tehtäviksi.
4. Sopimustyö
Sopimustyön tueksi on saatu Kuntaliitolta asiantuntijatukea. Johanna Selkee totesi, että kommentointipyyntö on Kuntaliitossa ohjautunut lakiyksikköön ja sopimusluonnosta on käyty Kuntaliitossa läpi laajalla asiantuntijaryhmällä.
Sopimuksen kommentit Kuntaliitolta on saatu 31.10. ja sopimuksen korjaukset sekä loppuun hiominen tehdään Seijan johdolla, neljän Kansalliskirjaston työntekijän ja Seijan muodostamalla ryhmällä. Sopimukset viedään Kansalliskirjaston ylläpitämään järjestelmään kuntien kommentoitaviksi. Kuntien kommenttikierrokselle pyritään mahdollisimman pian, toiveena on marraskuu. Kommenttien läpikäyntiä varten on sovittu erillinen pieni ryhmä, johon Annastiina otetaan mukaan, mikäli se hänen aikatauluihinsa sopii.
Keskusteltiin kommenttikierroksesta. Tarkoituksena on ollut lähettää aineistot kirjastojen kautta kommenttikierrokselle. Laitinen-Kuisma toi esille, että myös kuntien kirjaamot ovat tähän yksi vaihtoehto, mutta todettiin kirjastoreitti käytännössä toimivaksi. Selkee toi esille, että kirjastojen olisi hyvä varmistaa tiedon liikkuminen tarvittavissa määrin kuntapäättäjille jo sopimuksen kommenttikierroksen yhteydessä – sillä kaikille kunnille saman muotoista sopimusta on vaikeampi enää muuttaa kommenttikierroksen jälkeen. Savinainen ehdotti, että saatesanoina olisi ohje käsitellä sopimusluonnos sillä tarkkuudella myös kuntapäättäjien kanssa, kuin kussakin kunnassa on tarpeen. Savinainen muistutti, että mikäli sopimus vielä muuttuu kommentointikierroksella, poliittinen käsittely voi olla sekavaa.
5. Työryhmävalinnat
Kuntien työryhmätoimintaan ilmoittautuneita saatiin 31.10. mennessä yhteensä 86 henkeä ja asiantuntijaryhmä tekee ilmoittautuneiden ryhmiin jaosta 6.11. esityksen. Seija Laitinen-Kuisma toimittaa halukkaille ohjausryhmän jäsenille esityksen ennen ohjausryhmän tapaamista.
Joissain kunnissa ollaan huolissaan työajan riittävyydestä. Hormia-Poutanen muistutti, että työskentelymalli kehittyy ja hioutuu ajan myötä. Selkee totesi, että työryhmien järjestäytymiseen ja perehtymiseen menee aluksi aikaa siinä, missä minkä tahansa työn toteutukseen.
Kyseessä on jatkossakin e-aineistojen parissa tehtävästä työstä, jota toteutetaan jo nyt ympäri Suomea. Yli kuntarajojen tehtävä yhteistyö tarjoaa myös kehitys- ja verkostoitumismahdollisuuksia osallistujilleen. Savinainen totesi, että Kirjastoseuran valtakunnalliset yhteistyöryhmät ovat varsin suosittuja ja että kansallisissa työryhmissä mukana olo voi edistää myös osallistujansa urakehitystä ja olla myönteinen tekijä rekrytoinneissa. Samalla e-kirjaston työ tulee olemaan konkreettista, käytännönläheistä ja laajasta yhteistyöstä huolimatta omalle kirjastolle tehtävää työtä.
Kokonaisuutena e-kirjastoa pyöritetään yhteistyössä loppuasiakkaille tuotettavan palvelun aikaansaamiseksi.
6. Ajankohtaista
Aineistohankinnat etenevät suunnitellusti, ja ne julkaistaan kolmessa eri tarjouspyyntökokonaisuudessa. Tarjouksia kotimaisten e- ja äänikirjojen osalta odotellaan parin viikon päästä. (kotimaisten dl. 17.11. / muiden kielten deadline 3.12.). Sovittiin, että projektipäällikkö pyytää vielä Tuomikoskea lähettämään ohjausryhmälle tarkemmat hankinnan aikataulut: mm. suomenkielisen aineiston hankinnan valmistumisajan valitusaikoineen.
Ohjausryhmän henkilöstömuutoksia:
Katri Vänttisen ohjausryhmätehtävään tulee sijaiseksi 4.12.2023 alkaen Saara Ihamäki Helsingin kaupunginkirjastosta.
Kristiina Hormia-Poutasen sijaiseksi tulee 14.3. alkaen Nina Hyvönen Kansalliskirjastosta.
7. Seuraavasta kokouksesta sopiminen
Seuraavan kokouksen sihteerinä toimii Annastiina Louhisalmi. Louhisalmi sopii kokousajan vuoden 2024 alkupuolelle.
8. Muut asiat
Todettiin, että kokous on Sivulaisen viimeinen, sillä hankevaihe on päättymäisillään. Ohjausryhmätyö jatkuu aiemmin sovitusti seuraavan ohjausryhmän valintaan asti.
9. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 13.05.