Vahdinvaihto: kirjasto- ja kunta-ala
Paikka: Teams, sähköinen kokous
Aika: 10.2.2022, klo 08–09
Paikalla: Hjelt, Marja; Hormia-Poutanen, Kristiina; Nousiainen-Hiiri, Virva; Pääkkölä, Jouni klo 8.30 asti; Sarmela, Matti; Savinainen, Päivi; Tuuliniemi, Arja; Tyysteri, Laura; Vänttinen, Katri
Estynyt: Selkee, Johanna
Paikalla lisäksi: Sivulainen, Suvi: projektipäällikkö, kokouksen sihteeri
E-kirjastohanke: Yleisten kirjastojen yhteisen e-kirjaston kehittäminen
Digimediahanke: Yleisten kirjastojen digitaalisen median palvelukonsepti -hankekokonaisuus
1. Keskustelua ekosysteemistä ja sen vaikutuksista hankkeeseen
Virva Nousiainen-Hiiri esitteli ohjausryhmätyöskentelyyn liittyvän tilanteen kirjailija- ja kustannusalan osalta ja kertoi 3.2.2022 pidetystä e-kirjastohankkeen ja Kirjastoseuran tapaamisesta ministeri Kurvisen kanssa
2. Ohjausryhmätyön tarkoitus ja ohjausryhmän tehtävät
Ohjausryhmän on tarkoitus edustaa hankkeen sidosryhmiä monipuolisesti. Helsingin kaupunginkirjasto vastaa hankkeesta ohjausryhmän linjausten mukaisesti. Ohjausryhmän jäsenet tai jäsenorganisaatiot eivät ole henkilökohtaisessa oikeudellisessa vastuussa hankkeen tuloksista.
a. Viime hankkeen ohjausryhmän tehtävät
- ylläpitää projektin yhteistyötä ja sidosryhmäsuhteita
- linjata hankkeen tavoitteet
- tukea, seurata ja ohjata hankkeen etenemistä suhteessa tavoitteisiin
b. Tulevan hankkeen ohjausryhmän tehtävät
- tukee ja ohjaa hankkeen etenemistä koko ekosysteemin näkökulmat huomioiden
- linjaa hankkeen tavoitteita ja hyväksyy projektisuunnitelman
- käsittelee hankkeeseen tulevat merkittävät muutokset
- ylläpitää hankkeen yhteistyötä ja sidosryhmäsuhteita
- arvioi hankkeen tulosten vaikuttavuutta
3. Keskustelua hankekuvauksesta
Suvi Sivulainen esitteli lyhyesti hankekuvauksen. Hankekuvaus pohjustaa projektisuunnitelmaa.
Todettiin, että hankkeen ohjausjärjestelmään kuuluu ohjausryhmän lisäksi asiantuntijaryhmät kullekin hankkeen osa-alueelle. Todettiin, että asiantuntijaryhmistä yleisten kirjastojen ryhmän kokoonpano on valmis ja ryhmä on tavannut ensimmäistä kertaa eilen, 9.2. Muiden asiantuntijaryhmien kokoonpanot ovat vielä osin avoinna ja niistä keskusteltiin.
Muistutettiin, että asiantuntijaryhmät voivat pyytää halutessaan myös muita asiantuntijoita, organisaatioiden edustajia ja konsultteja kuultavaksi tietyistä aiheista. Todettiin, että asiantuntijaryhmien tulisi raportoida keskeisistä aiheista ohjausryhmälle.