Laki yleisistä kirjastoista vastuuttaa kirjaston kokoelmien kartuttamisen ja hoitamisen kunnalle. Käytännössä miltei kaikki kunnat toimivat yhteistyössä lähikuntien kanssa niin sanottuina kirjastokimppoina. Tällöin asiakas saa kimpan kautta myös lähikuntien aineistoja omalla kirjastokortillaan. Kirjastokimpat voivat koordinoida hankintojaan taatakseen mahdollisimman kattavan ja ajanmukaisen tarjonnan.
Fyysisten kirjojen ja lehtien hankinta
Kirjastot hankkivat aineistonsa pääasiassa sopimustoimittajien kautta. Aineistosopimukset kilpailutetaan ja kirjojen lisäksi sopimustoimittaja tarjoaa verkkokaupan, jonka avulla kirjavalinnat tehdään. Verkkokaupassa näkyvät jo ilmestyneet kirjat sekä kustantajien ennakkotietolistat, joista kirjasto valitsee kokoelmiinsa tulevat teokset. Isoissa kaupungeissa hankintayksiköt hoitavat tilaukset, ostolaskut ja määrärahan seurannan keskitetysti.
Pienkustantajien kannattaa tarjota aineistonsa kirjastoille sopimustoimittajien kautta, koska niiden hankinta on sitä kautta kirjastoille helpompaa. Tällä hetkellä kirjastojen sopimustoimittajia ovat Kirjastopalvelu ja Kirjavälitys. Kannattaa olla molempiin sopimustoimittajiin yhteydessä ja välittää tiedot kirjastaan niille. Näin kirjaston valitsijat saavat tiedon tarjolla olevista teoksista.
Lehtitilaukset
Kirjastojen lehdet kilpailutetaan ja niihin valitaan yksi yhteinen sopimustoimittaja. Sopimustoimittaja hoitaa kirjastojen tilaukset keskitetysti ja lähettää ostolaskut kerran vuodessa kirjastojen lehtivalintojen perusteella kirjastojen hankintayksiköille. Kirjastot ottavat vastaan myös lahjalehtiä ja päättävät laitetaanko ne luettavaksi asiakkaille.
Digitaalisten aineistojen hankinta
Digitaalista aineistoa kirjastot hankkivat palveluina. Kirjastoilla on tällä hetkellä mahdollisuus tarjota seuraavia aineistoja myös digitaalisesti: kirjat, äänikirjat, musiikki, elokuvat verkkokurssit. Palveluntarjoajia on useita erilaisia ja jokainen kirjasto harkitsee, millaisia digitaalisia aineistoja se tarjoaa asiakkailleen.
Osa digitaalisesta aineistosta ei ole kirjastojakelussa, joten kirjastot eivät pysty ostamaan kaikkea haluamaansa aineistoa digitaalisena. Digitaalisen aineiston hankintaan kuuluu alusta, josta asiakas käyttää aineistoja. Osassa palveluista kirjasto ei voi vaikuttaa alustalla olevan sisältöön vaan se ostetaan ns. pakettina. Hankintoja tehdään myös nimekekohtaisesti. Hankintatavat riippuvat palvelusta.
Digiaineiston sujuvamman käytön, tekniikan ja hinnoittelun tulevaisuuden ratkaisuja tutkitaan E-kirjastohankkeessa.
Muu kirjaston aineiston hankinta
Kirjastot hankkivat lainattavaksi myös musiikkia, nuotteja, elokuvia, pelejä ja esimerkiksi tarve-esineitä käytettäväksi. Näiden hankintakanavat ja -sopimukset vaihtelevat tapauskohtaisesti.
Aineiston kuvailu tietokantaan
Kirjaston aineisto kuvaillaan kirjaston aineistotietokantaan. Kuvailussa ja luokittelussa käytetään kansainvälisiä ohjeita ja kansallisia asiasanastoja. Aineistoista kuvaillaan niin fyysisiä ominaisuuksia kuin myös aineiston sisältöä. Kuvailun avulla helpotetaan sitä, että asiakas löytää tarvitsemansa aineiston ja löytää myös uutta itseään kiinnostavaa aineistoa. Kirjastoammattilaiselle kuvailun tiedot ovat pohjana tiedonhauille ja asiakaspalvelulle.
Katso lisää sivulta Kuvailu ja luettelointi.