Ohjausryhmän ylimääräinen kokous 21.4.2023
Paikka: Teams, sähköinen kokous
Aika: 21.04.2023, klo 10.30–12.00
Kutsuttuina: Hormia-Poutanen, Kristiina; Nousiainen-Hiiri, Virva; Savinainen, Päivi; Selkee, Johanna (n. klo 11.30 asti); Vänttinen, Katri
Paikalla lisäksi: Sivulainen, Suvi, projektipäällikkö, kokouksen sihteeri; Laitinen-Kuisma Seija, projektiasiantuntija / kirjasto- ja kuntakenttä
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Virva Nousiainen-Hiiri avaa kokouksen kello 10.30.
2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Päätettiin hyväksyä 5.4.2023 kokouksen pöytäkirja.
3. Käsitellään Kansalliskirjaston päätös e-kirjasto-organisaatiosta
Kansalliskirjasto on tehnyt ehdollisen päätöksen e-kirjaston kehittämisestä ja ylläpidosta. Kristiina Hormia-Poutanen esitteli Kansalliskirjaston kannat kokonaisuudesta. Kuntien yhteinen e-kirjasto voitaisiin katsoa kuuluvaksi Kansalliskirjaston lakisääteiseen toimintaan. Kansalliskirjasto on valmis perustamaan e-kirjastolle oman yksikkönsä, jossa olisi palvelua johtava esihenkilö, ja johon e-kirjaston 10 hengen henkilöstö sijoittuisi. Budjetillisia haasteita ovat ALV:n osuus sisällöistä, yleiskulut ja heti alusta mukaan liittyvien kuntien määrä. Kansalliskirjasto on saanut yleiskulut arvioitua 7 % tasolle, johtuen kokonaisuuden koosta ja vaatimuksista.
Keskusteltiin päätöksestä ja sen vaikutuksista kuntien yhteisen e-kirjaston onnistumiselle. Kristiina Hormia-Poutanen totesi, että organisaation ylläpitäjänä heillä olisi vastuu henkilöstöstä, sen riittävyyden arvioinnista ja työnohjauksesta. Roolit muodostettaisiin hankkeen kanssa yhdessä suunniteltujen tarpeiden mukaisesti, kansalliskirjaston toivomin henkilöstömäärien laajennuksin ja Kansalliskirjaston työnimikkein. Johanna Selkee totesi, että hankkeessa haettu kuntien oma ja yhteinen e-kirjasto ei toteudu, jos vaikutusmahdollisuuksia ei ole. Keskusteltiin kuntien mahdollisuuksista e-kirjastoon vaikuttamisessa. Onko kyse kuntien omasta e-kirjastosta vai Kansalliskirjaston e-kirjastosta, josta kunnat voivat palvelua Kansalliskirjastolta ostaa? Kristiina Hormia-Poutanen totesi, että kuntia kuunnellaan ja ohjausjärjestelmä rakentuu aiemmin hankkeen kanssa suunnitellusti niin, että kuntien edustajisto on mukana.
Seija Laitinen-Kuisma esitteli erilaiset projektiot budjetista. Aineistoon käytettävä raha riippuu siitä, kuinka suuri osa kunnista liittyy mukaan. Toisaalta myös aineiston käyttömäärät riippuvat liittyvistä käyttäjämääristä. Epävarmuustekijät ovat kuinka monta kuntaa liittyy mukaan, kiinteät yleiskulut ja ALV. Aineistorahan vertailu nykyiseen on haastavaa, sillä nykymallissa teknologiakulut ovat osin mukana sisältökulussa.
Esitettiin huoli budjettirakenteesta ja sen kestävyydestä. Organisaation henkilöstökulujen osuutta pidettiin suurena. Keskusteltiin aineistorahan suuruudesta erilaisilla liittymismalleilla verrattuna nykyiseen ja esitettiin huoli, että riippuen liittyvien kuntien määrästä on mahdollista, että aineistojen määrä Suomessa vähenisi tämän ratkaisun kautta. Katri Vänttinen kysyi voidaanko perustamista vaiheistaa vai onko organisaation oltava 100 % kokoinen heti alusta asti. Kristiina Hormia-Poutanen totesi, että Kansalliskirjasto on tehnyt päätöksen näillä tietyillä reunaehdoilla.
”Jos ajattelemme toimintaa sen käynnistyessä, niin tehtävät työt ovat suhteellisen samat joka tapauksessa: teknologian kehittäminen, hankinnat, ryhmien ylläpitäminen, hallinnollinen kokonaisuus, meillä asiantuntijat näkevät teknologian puolelle lisätarvettakin ja esim. palvelupostia tms. jouduttanee siirtämän myös muun tiimin tehtäviksi.”
Keskustelussa korostettiin avoimuuden, yhteistyön ja vuorovaikutuksen tärkeyttä ratkaisussa. Keskusteltiin Kansalliskirjaston kokonaisuuteen tuomasta lisäarvosta. Katri Vänttinen totesi, että Kansalliskirjasto pystyy kuitenkin sitomaan tämän uuden palvelun tarpeita jo olemassa oleviin palveluihin ja talossa olevaan tietotaitoon. Kristiina Hormia-Poutanen sanoi asian olevan näin ja kertoi pyytävänsä välillä eri toimintojen asiantuntijoiden apua tarvittaessa erityisosaamista. Myös arjen vuoropuhelu on keskeistä.
Katri Vänttinen nosti esille ohjausjärjestelmän. Pysyvän ohjausrakenteen kanssa on sovittava asioista viimeistään vuodesta 2024 alkaen, mutta olisi hyödyllistä sopia e-kirjastolle selkeä väliaikainen ohjausmalli jo hankevaiheeseen.
Kristiina Hormia-Poutanen totesi, että alkuvaiheessa ei voida kertoa mikä on käytettävissä oleva aineistomääräraha, sillä mukaan liittyvien kuntien määrää ei voida tietää etukäteen. Muut kulut, paitsi aineistot ovat kiinteitä, joten kuntien aineistobudjetti riippuu liittyvien kuntien määrästä.
Päivi Savinainen muistutti, että on hankkeen tehtävä varmistaa ja tarkastella mahdolliset eri organisaatiomallit. Seija Laitinen-Kuisma kertoi, että yhdistysmalliin on olemassa PRH:ssa hyväksytyt säännöt. Kansalliskirjastoratkaisun lisäksi vaihtoehtoja ovat kuntien omistama yhdistys ja yritys.
Keskusteltiin kuntien liittymisestä mukaan. Päivi Savinainen kertoi, että suurissa kaupungeissa päätöksenteko voi mennä pienten kaupunkien ehdolla, esim. Kuopiossa on kriittistä se, lähtevätkö pienet kunnat mukaan ja jos eivät, niin onko nykyisten ostosopimusten osalta mahdollista lähteä työstämään kokonaisuutta eteenpäin. Tämä tulee esille esimerkiksi Kopiosto-sopimuksen osalta.
Johanna Selkee muistutti, että Suomessa on hyviä ratkaisuja ja osalle kunnista liittyminen ei välttämättä näyttäydy houkuttelevana, jos e-kirjastosta tulevia lisähyötyjä ei ole saatu esille selvästi. Johanna Selkee totesi, että nämä samat kysymykset ja jouston vara myös muihin vaihtoehtoihin liittyen tulee selvittää hankeaikana. Kansalliskirjaston sinänsä hyvästä paketista puuttuu kokonaan jouston vara. Hän totesi myös että on harkittava miten tämä lisäkokonaisuus on mahdollista liittää kuntien talousarvioihin. Useamman vuoden perusteltuja päätöksiä voidaan tehdä kunnissa, jos tiedetään selkeästi päätösten taustalla olevat tavoitteet ja lisäarvo suhteessa lisäkustannukseen.
Päivi Savinainen kaipasi kirjastoille tietoa myös siitä, kuinka valmis avoimen lähdekoodin järjestelmä on palvelua avattaessa. Se vaikuttaa kuntien päätöksentekoon – onko kunnan helpompi ostaa palvelu jostain muualta mikäli lisäarvoa omasta kehitystyöstä ei synny.
Muistutettiin, että viestinnän on pysyttävä mukana näissä päätöksissä: Kuntien rooli, onko e-kirjasto kuntien yhteinen vai sellainen, jossa kunnat voivat vaikuttaa mutta päätökset ovat toisella taholla. Katri Vänttinen nosti esille kysymyksen siitä, voidaanko ohjausrakenteen kautta säilyttää ajatus Kuntien yhteisestä e-kirjastosta. Tavoitteena olisi lähteä suoraan erittäin vahvasta ja monitasoisesta osallisuudesta.
Puheenjohtaja teki lopuksi yhteenvedon keskustelusta, ja totesi että hankkeelta halutaan eri ratkaisujen välinen vertailu hinnoista, ratkaisujen joustovaroista jne. sekä viestinnällisesti tärkeitä ovat aineistojen budjetointi, järjestelmä ja mitä kuntien yhteinen e-kirjasto tulee tarjoamaan.
4. Muut asiat
Ei muita asioita.
5. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.01.