Ohjausryhmän ylimääräinen kokous 9.1.2023
Paikka: Teams, sähköinen kokous
Aika: 9.1.2023, klo 13.30–14.30
Paikalla: Hormia-Poutanen, Kristiina; Nousiainen-Hiiri, Virva; Savinainen, Päivi; Vänttinen, Katri
Paikalla lisäksi: Sivulainen, Suvi: projektipäällikkö, kokouksen sihteeri
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Virva Nousiainen-Hiiriavasi kokouksen klo 13.34.
2. Ohjausryhmän ehdotus etenemistavaksi ja tilannekatsaus
Palvelumuotoilija Anna Pyyluoma on työstänyt yhteenvedon 14.12. ja 21.12.2022 pidetyistä työpajoista. Käytiin kirjastojen osallistamistyön vaiheet ja tulokset lyhyesti läpi. Todettiin, että kirjastoilta on saatavissa tuki avoimen lähdekoodin ratkaisulle. Organisaation osalta työtä jatketaan tiiviissä tahdissa kevään aikana.
- Muistutettiin, että mahdollisuus erota ja liittyä organisaatioon tulee olla mukana päättäjäviestinnässä.
- E-kirjastoon liittyvässä dokumentaatiossa ja viestinnässä koordinoinnin roolin esille tuominen on tärkeää: yhteistyön koordinointi on suuri työ, joka tulisi olla dokumentaatiossa nykyistä näkyvämpää.
- Kuntapäättäjille on erittäin tärkeää tietää, että emme ole ottamassa oleellista osaa mistään tehtävistä pois kuntien kirjastoilta vaan niille tarvitaan resursseja jatkossakin.
- Päättäjäpaketissa tulisi korostaa, että kirjastojen toimintaympäristö on muuttunut ja muuttuu koko ajan mm. EU-tekijänoikeuslainsäädännön myötä. Tähän liittyvä työ vaatii erityistä osaamista ja tämän asiantuntijaosaamisen keskittämistä. Tämän nostaminen hyvin selkeästi e-kirjaston yhteydessä on keskeistä.
- Todettiin myös, että mikäli e-kirjaston on tarkoitus avautua 1.1.2024, uuden henkilöstön on oltava tutustumassa kokonaisuuteen jo hyvissä ajoin ennen aloittamista.
3. Muut asiat
- Tuotiin esille huomioita viestintään, dokumentteihin ja päättäjäpakettiin liittyen.
- Keskusteltiin aikataulun tiukkuudesta: toisaalta kirjastoille on oltava e-aineistopalvelut tarjolla 2024 vuoden alusta, mutta hankkeen onnistumisen näkökulmasta jonkinlainen kevytversion hyväksyminen voi olla tarpeellista. Esimerkiksi pidettiin hyväksyttävänä, että e-aineistoa ja rajapintoja avattaisiin ratkaisuun pikkuhiljaa enemmän.
- On huomioitava kuntien erilaiset päätöksentekoprosessit ja annettava kunnille ohjeistus siitä, miten päättävä elin voidaan määritellä.
- Todettiin, että seuraava ohjausryhmän kokous on 20.1., jolloin jatkamme työtä tällä kokoonpanolla.
4. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.25.