Ohjausryhmän kokous 2.3.2023
Paikka: Teams, sähköinen kokous
Aika: 2.3.2023, klo 8.30–10.00
Paikalla: Hormia-Poutanen, Kristiina; Nousiainen-Hiiri, Virva; Savinainen, Päivi; Selkee, Johanna; Vänttinen, Katri
Paikalla lisäksi: Sivulainen, Suvi: projektipäällikkö, kokouksen sihteeri; kohta 3, Kutilainen-Pennanen, Joona: projektiasiantuntija / teknologia; kohta 5, Haatainen, Marjo: projektiasiantuntija / viestintä
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Virva Nousiainen-Hiiri avasi kokouksen kello 8.34
2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Hyväksyttiin 20.1.2023 kokouksen pöytäkirja.
Päätettiin lisätä esityslistalle kohta 5, vaikuttajaviestintä.
3. Teknologian ajankohtaiskatsaus
E-kirjastohankkeen projektiasiantuntija Joona Kutilainen-Pennanen kertoi teknologiaratkaisusta ja sen kehittämiseen liittyvistä suunnitelmista.
Kehitystiimin ja tunnistautumisratkaisun kilpailutus on avattu. Ohjelmistoa kehittämään hankitaan ketterä kehitystiimi, joka keskittyy ensimmäisenä mobiilisovelluksiin, tämän jälkeen verkkokäyttöliittymään. Kun kehitystiimi aloittaa loppukeväästä työnsä, pidetään kickoff jossa sovitaan tarkemmin työnkulusta.
Erityisesti kehitystiimin kilpailutuksen myötä hankkeessa päästään aloittamaan jo organisaatiomallin mukaista toimintatapaa, jossa e-kirjasto ohjaa kehitystä ja tiimi tekee itse työn. Pohdittiin kehitystiimin mahdollista jatkoa organisaatiossa ulkoisena palveluna ainakin alkuvaiheen ajan.
E-kirjaston ja kansalliskirjaston teknologiayhteistyö ei saanut vuonna 2022 riittävästi aikaa, joten Kansalliskirjaston puolella on hankkeesta vajavaisia tietoja. Sovittiin että toimitetaan dokumentaatio kansalliskirjastolle katsottavaksi ja teknologian asiantuntijatiimiä mietitään uudelleen.
E-kirjaston tietoturva on määritetty VAHTI-ohjeistuksen mukaan korotetulle tasolle 3. Todettiin, että kuntakentälle suunnatussa päättäjäpaketissa ei oteta kantaa tietoturva- ja tietosuojakysymyksiin ja päätettiin kerätä nämä tiedot erikseen kirjastoja ja kuntakenttää varten.
4. E-kirjaston hallintomalli
Keskusteltiin tavasta toteuttaa uusi e-kirjasto niin, että kunnilla on siinä tarpeellinen edustuksellisuus. Uuden e-kirjasto-organisaation on tarkoitus toteuttaa yleisten kirjastojen käyttäjille e-kirjastopalveluja. Kunnilla on kirjastoiminnan järjestämisvastuu, mutta palveluita voidaan toteuttaa yhteistoimintana.
Projektipäällikkö esitteli edellisen kokouksen kommenttien pohjalta muokatun version ohjausjärjestelmäksi. Ehdotuksen toteuttajana projektiasiantuntija Seija Laitinen-Kuisma ja palvelumuotoilija Anna Pyyluoma (Gofore).
Ehdotusta pidettiin lähtökohtaisesti hyvänä. Toivottiin OKM:n edustajaa mukaan yhteistyö- tai ohjausryhmään. Toivottiin tarkennusta sivun 5 oikean palstan suunnitelmaan.
Kansalliskirjasto ehdottaa, että e-kirjaston johtaja ei olisi osa ohjausryhmää vaan johtajan rooli olisi esittelijä.
Johanna Selkee nosti esille kysymyksen siitä, kuka e-kirjaston omistaa. Kristiina Hormia-Poutanen totesi, että käyttäen referensseinä Finnaa ja Tutkimustietovarantoa voitaisiin ajatella, että ratkaisun omistajana ovat kunnat ja Kansalliskirjasto olisi kehittäjä & ylläpitäjä. Tämän mallin toteutus tulisi vielä suunnitella. Keskeistä on se, miten kuntien ohjausmahdollisuus ja omistajuus toteutuvat.
Keskusteltiin siitä, onko organisaatio kooltaan yli- vai alimitoitettu. Käynnistämisvaiheen osalta todettiin stabiiliuden kannalta olevan mahdollista sitouttaa kuntia mukaan määräajaksi. Sopimusteknisesti myös määräaikaiseen sopimukseen tarvitaan irtisanomisehto. Yksi vaihtoehto hallita henkilöstöön liittyviä riskejä on ostaa kehitystyötä myös hankevaiheen jälkeen ulkopuoliselta kehitystiimiltä.
5. Vaikuttajaviestintä
Marjo Haatainen, e-kirjastohankkeen projektiasiantuntija / viestintä keskusteli ohjausryhmän kanssa tulevasta vaikuttajaviestinnästä. Saatiin vinkkejä valtakunnallisen vaikuttajaviestinnän työhön, sovittiin blogikirjoituksesta sisältökärjellä Kuntaliiton sivuille ja todettiin että kirjallisuuspoliittinen ohjelma on kiinnostava, ja kirjastojen rooli mukana siinä tärkeä. Päivi Savinainen toi esille, että kuntaviestinnässä keskeistä on asiaviestintä ja mahdollisimman selkeän tiedon tarjoaminen päätöksenteon tueksi.
6. Ajankohtaista
E-kirjastolle on toteutettu uusi visuaalinen ilme. Visuaalisen ilmeen on suunnitellut Alfons Digital Oy. Suunnittelutyön tueksi saatiin myös kirjastokentän toiveita ja näkemyksiä tammikuun alussa järjestetyssä työpajassa.
Seuraava kirjastolaisille suunnattu infotilaisuus pidetään Teamsissa 23.3. kello 14 aiheena e-kirjaston visuaalinen ilme. Kirjastoinfot jatkuvat keväällä 2023 ja syksyllä 2023. Aiheina mm. tekijänoikeudet ja sisällöt, teknologia ja organisaatio.
Hankesuunnitelma on päivitetty viime kokouksessa sovitusti ja se löytyy hankkeen työtilasta.
E-kirjaston uutiskirjeen voi tilata kirjastot.fi/uutiskirjeet/tilaa-e-kirjastohankkeen-uutiskirje. Vanhat uutiskirjeet löytyvät uutiskirjearkistosta.
7. Muut asiat
Lisättiin vaikuttajaviestintä, esittelijänä Marjo Haatainen. Muita asioita ei noussut esille.
8. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 09.55.