Ohjausryhmän kokous 22.5.2023
Paikka: Teams, sähköinen kokous
Aika: 22.05.2023, klo 14.00–15.30
Paikalla: Hormia-Poutanen, Kristiina; Nousiainen-Hiiri, Virva; Savinainen, Päivi; Selkee, Johanna; Vänttinen, Katri
Paikalla lisäksi: Sivulainen, Suvi, projektipäällikkö, kokouksen sihteeri; Laitinen-Kuisma, Seija, projektiasiantuntija / kirjasto- ja kuntakenttä
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Virva Nousiainen-Hiiri avasi kokouksen kello 14.02
2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Hyväksyttiin 21.4.2022 ylimääräisen kokouksen pöytäkirja.
3. Projektiorganisaatiosta pysyvään ratkaisuun siirtyminen
E-kirjastohankkeen ja Kansalliskirjaston välistä yhteistyötä tulee tiivistää jo hankeaikana, jotta pysyvällä organisaatiolla on valmiudet ottaa e-kirjasto vastaan ja jotta prosesseissa ei tehdä mahdollisesti turhaa päällekkäistä työtä. Yhteinen kickoff järjestetään 24.5. ja siinä sovitaan työskentelytavat ja vastuut.
Seija Laitinen-Kuisma esitteli mahdollisuutta vakavien ilmoittautumisten keräämisestä. Kuntapäättäjille aineistojen lähettäminen tällä aikataululla ei ole mahdollista, ja se vaatinee myös sopimusluonnoksen. Mahdollista on kuitenkin järjestää kysely kirjastojen liittymisestä mukaan kimppojen vastaaville. Kyselyn tuloksista voidaan julkaista yhteenveto kirjastoille tiedoksi. Tällä hetkellä 128 kunnalla on FinELibin Pressreader -sopimus lehdistä vielä 2024 vuoden ajan, ja kirjastokentän keskusteluissa on huomattavissa, että joissain kunnissa tämä vaikuttaa kiinnostukseen.
Seija Laitinen-Kuisma kertoi projektiryhmän suunnitelmista tukea kirjastojen liittymistä yhteiseen e-kirjastoon. Seija kiertää erityisesti kimppojen johtoryhmiä ja artikkelisarja eri kirjastojen näkemyksistä on aloitettu Turun seudun haastattelulla.
4. E-kirjaston sopimusjuridiikan toteutus
Sopimukset kuntien ja e-kirjasto-organisaation välillä tehdään nyt, kun organisaatio on selvinnyt. Sopimukset pitää saada kunnille lausuntokierrokselle elokuussa, jotta mahdolliset korjaukset saadaan tehtyä syyskuussa. Liittymisen päätöksentekoprosessille tulee varata kunnasta riippuen noin 8 viikkoa aikaa ja teknologian liittämiset voidaan tehdä marras-joulukuussa. Sopimukset tehdään kunkin kunnan ja Kansalliskirjaston välille. Sopimus antaa oikeuden tuottaa e-kirjastopalvelua kunnille, sisältäen oikeuden hankkia aineistoja. E-kirjasto mm. tuottaa kunnille teknologiaratkaisua, koordinoi kirjastokentän yhteistyötä, viestintää ja kehittämistä.
Keskusteltiin siitä voivatko kirjastokimpat tehdä päätöksen valtakirjalla muiden kuntien puolesta, mikäli tämä on kirjastokimppojen sopimuksessa erikseen määritelty.
Kristiina Hormia-Poutanen kertoi, että Kansalliskirjaston ja Helsingin yliopiston juristit kokoontuvat sisäisesti ja kesäkuun alussa pidetään kokous, jossa käydään läpi sopimusmuotoa yhdessä. Suvi Sivulainen kertoi, että sopimustyöstö on alkanut ja ensimmäistä luonnosta sopimuksen tulevasta muodosta odotetaan.
Keskusteltiin sopimusjuridiikasta ja rekisterin pitäjistä. Päivi Savinainen toi esille, että nähtävästi omistajana Kansalliskirjasto on rekisterin pitäjä, ja vastaa palvelutarjoajien kanssa tehtävistä sopimuksista. Kristiina Hormia-Poutanen toi esille, että mahdollisista sopimusrikkomuksista vastaa kuitenkin sopimuksen rikkoja.
Johanna Selkee totesi, että tietosuojavaltuutetun toimistolta voi myös hakea näkemystä, jolloin vastausta voidaan soveltaa sopimuksissa.
5. Ajankohtaista
Tiedotetta Kansalliskirjastoratkaisusta valmistellaan tälle viikolle. Myös teknologiasta viestitään toukokuussa.
Teknologian kilpailutus- ja valintaprosessit saatiin päätökseen toukokuun alussa. Sovelluskehitykseen valittiin Ellibs Oy joka on päässyt aloittamaan työnsä. Työskentely tehdään sprinteissä, joista ensimmäisellä pystytetään työtilat ja tekninen ympäristö.
Tunnistautumisratkaisun toimittajaksi valittiin Digiloikka Oy, työ on alkanut.
Päättäjäviestintää tehdään meneillään oleviin hallitusneuvotteluihin liittyen: tavoitteena saada valtakunnallinen e-kirjasto mukaan hallitusohjelmaan.
E-kirjaston infot ja säännölliset uutiskirjeet toiminnassa, Seija työskentelee aktiivisesti kirjastojen mukaan liittymisen varmistamiseksi.
Kevään aikana järjestetään vielä osallistavia työpajoja e-aineistotyötä nyt tekeville.
Uusi versio infopaketista suunnitteilla, ja se julkaistaan viimeistään sopimusten yhteydessä, elokuussa. Tarkennukset esim. organisaatiomallin osalta.
E-kirjaston uutiskirjeen voi tilata täältä.
6. Muut asiat
Muita mahdollisesti esille nousevia asioita.
Seija Laitinen-Kuisma nosti esille sen, saako lapsi luoda e-kirjastotunnuksen ilman vanhempien suostumusta. Apua ja lausuntoja kysymyksen ratkaisemikseksi voidaan kysyä digi- ja väestötietovirastolta, juristeilta ja pyytää mahdollinen lausunto esimerkiksi lapsiasianvaltuutetulta.
Käytiin läpi myös asiakkuutta, jossa henkilö ei olisi kykenevä luomaan tunnuksia itse Suomi.fi -tunnuksilla. Päätettiin käsitellä tämä seuraavassa ohjausryhmässä.
7. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 15.28.